为规范档案的查借阅管理，既充分发挥档案作用，又确保档案的安全完整，特制定本制度：

一、档案的利用，一般只限于在档案阅览室使用并进行登记，档案原则上不能外借。

二、查阅者要认真填写《档案查阅登记表》，提供准确的时间、文号、具体内容。

三、调阅党委会、校长办公会议记录，应先征得党办、校办负责人或主管校领导同意签字后，方可查阅。

四、教学档案利用由本人前来办理成绩单或录审表的，须持有效证件，委托他人办理的除须带上述材料外，还须出示委托书及被委托人有效证件。

五、基建档案为学校建设、维修提供利用，相关部门人员填写审批表后只限馆内查阅。

六、财会档案须经财务处主管领导签字同意并派本处室人员方可查阅。

七、外单位人员如需查阅档案，应持本单位介绍信以证明其身份和查阅目的，经立卷部门负责人同意和档案管理部门负责人批准。

八、调阅档案的人员，要自觉遵守档案管理纪律：

1、未经允许不得摘抄。

2、维护案卷的清洁，不得遗失、污损、涂改，不得私自拆卷、照相和复制。

3、查阅文件不得超出需要的范围。

4、严守秘密，文件内容不得随意泄露，经允许摘抄、照相、复印的材料要妥善保管，用后自行销毁。

九、需要复制档案的，必须由本馆人员办理，复印件、摘抄件须经核对加盖档案馆印章后方可有效。

十、凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

十一、本制度自公布之日起执行。

太原工业学院档案馆

2015年3月16日