目录

太原工业学院档案实体分类及其实施办法…………………………2

太原工业学院档案征集办法…………………………………………18

太原工业学院档案移交制度…………………………………………21

太原工业学院档案库房管理制度……………………………………22

关于档案密级及其审批权限的设定…………………………………24

关于档案查阅及其审批权限的规定…………………………………27

太原工业学院档案查阅审批表………………………………………30

太原工业学院档案归档范围及归档材料的补充规定…………36

太原工业学院人物档案归档范围及要求……………………………38

太原工业学院档案馆重大事项决策办法……………………………39

关于电子档案公开与限定的意见……………………………………41

太原工业学院档案借阅审批及保管制度……………………………45

太原工业学院会计凭证档案数字化办法……………………………46

太原工业学院档案安全保管制度……………………………………48

太原工业学院档案实体分类及其实施办法

一、编制说明

1、编制目的

2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)，随后山西省委办公厅、山西省政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，要求充分认识加强和改进档案工作的重要意义，完善档案工作体制机制，积极推进档案管理改革创新，构建多领域全覆盖的档案资源体系，构建全方位多层次的档案利用体系，构建确保档案安全保密的档案安全体系，加强对档案工作的支持保障。

我校档案馆于2012年7月独立设置，由于基础薄弱，人员短缺，档案日常管理工作还没有步入正轨，目前正在建立、完善各项管理制度，保障档案征集的及时性、完整性，保障档案加工、整理的合理性，保障档案管理的安全性。2015年6月22日，第43次校长办公会议通过了我校档案馆档案征集方案，对于档案征集的及时性、完整性起到了保障作用。目前急需保障对征集来的档案进行加工、整理的合理性，以解决档案分类的类目设置模糊问题和档案类目设置的细化问题，适应新形势下档案工作的改进与创新。

2、编制原则

（1）以《高等学校档案实体分类法》为准绳

《高等学校档案实体分类法》制定的目的是统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，我校档案实体分类方法的制定，理应以它为准绳。

（2）注重适用性

以《高等学校档案实体分类法》为准绳，并不意味着全盘照搬，因为我校有我校实际档案管理的特点，例如过去没有征集过外事档案，科技开发档案到目前为止还没有形成。

（3）实现按件分类

2007年针对高校档案馆的第一次档案专项检查，标准之一已经是按件分类。我校档案馆到目前为止还没有实行按件分类，此次实体分类将把档号标识到文件级，在案卷号后面加件号，并规定标识符号。

（4）突出项目档案

新形势下对政府投资项目档案的重视程度提高，使得基建档案、设备档案、维修档案、科研项目档案的管理上升到了与干部人事档案同等重要的地步。我校档案分类体系的建构，应该与时俱进，突出项目档案的分类细化，类目扩展到三级类目，并规定标识符号。

3、体系结构

（1）一级类目的设置和标识

《高等学校档案实体分类法》把高校档案的一级类目确定为党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十个大类，产品生产与科技开发档案目前还没有在我校形成。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的简称。九个一级类目的名称、标识符号和主要内容如下：

表1太原工业学院档案一级类目设置及其标识

一级标识	一级类目	内容
DQ	党群	主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ	行政	主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX	教学	主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY	科学研究	主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
JJ	基本建设	主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB	仪器设备	主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维 修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB	出版	主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS	外事	主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK	财会	主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（2）二级类目的设置和标识

二级类目以《高等学校档案实体分类法》主表为主要依据，通过对项目档案的调查研究，结合我校档案存储的实际情况进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

表2太原工业学院档案二级类目设置及其标识

一级类目	二级标识	二级类目	注释
党群 DQ	11	党务综合	分党委、总支、直属支部综合材料入此。
	12	纪检
	13	组织
	14	宣传教育
	15	统战	民主党派材料入此。
	16	工会	妇女工作材料入此。
	17	团委	学生社团材料入此。
行政 XZ	11	综合	教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。
	12	人事	师资培养材料入此。
	13	监察审计
	14	武装保卫
	15	总务
	16	档案图书
教学 JX	11	综合	学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
	12	学科与实验室建设	专业设置入此。
	13	招生
	14	学籍管理	学生奖惩材料入此。
	15	课堂教学与教学实践
	16	学位
	17	毕业生	毕业生信息反馈工作入此。
	18	教材
	19	院系档案	院系形成未列其他教学材料入此，教授档案入此。
科学研究 KY	11	综合	科研经费管理、学术活动材料入此。
	12	项目	按项目设置类目
基本建设 JJ	11	综合
	12	单项工程
仪器设备 SB	11	综合
	12	项目
出版	11	综合
	12	报纸
	13	刊物
	14	书稿
	15	音像
外事	11	综合
	12	出国	国际合作与会议材料入WS l4。
	13	来校	外国留学生工作材料入WS15．国际合作与会议材料入WS11。
	14	国际合作与会议
	15	外国留学生工作
财会	11	综合
	12	会计报表
	13	会计帐簿
	14	会计凭证
	15	工资清册	奖金，助学金入此。

（3）三级类目的扩展和标识

对于基建、维修、设备、科研等项目档案设置三级类目。基建档案三级类目设置的而依据是《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》。维修档案三级类目设置的依据是维修档案形成的流程，同时关注技术档案。设备档案设置的依据是与招标公司存储档案保持一致，解决合规与违规问题，并增加立项资料和付费资料。科研档案三级类目设置的依据是科研项目属性，或者说项目所属类别。三级类目的标识与二级类目相同。

表3太原工业学院档案三级类目设置及其标识

一级类目及其标识	二级类目及其标识	三级标识	三级类目
JJ基本建设	12单项工程	11	可行性研究、任务书
		12	设计基础文件
		13	设计文件
		14	项目管理文件
		15	施工文件
		16	监理文件
		17	工艺设备文件
		18	科研项目
		19	涉外文件
		21	生产技术准备、试生产文件
		22	财务、器材管理文件
		23	竣工验收文件
XZ行政	15总务	11	综合
		12	维修项目
SB仪器设备	12项目	11	立项
		12	投标
		13	招标
		14	合同
		15	验收
		16	付费
KY科学研究	12项目	11	纵向课题
		12	横向课题
		13	院级课题
		14	其他课题

4、档号结构、模式和标识

（1）档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。党群、行政文件实行按件分类，增加了件号部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，基建、维修、设备、科研等项目档案扩展到三级类目者。比如：“基本建设某单项工程竣工验收文件”的分类号，由一级类目组成者“JJ”；由二级类目组成者为“JJ12”；由三级类目组成者为“JJ1223”。

案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。件号与案卷号一样编码。

（2）档号的模式。

本法规定为：年度号十分类号十案卷号

党群、行政档案标识到文件级，还应在案卷号后面加件号。

（3）档号的标识。

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。本校档案馆没有全宗档案，年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990一JXl4一23。

5、其他说明

（1）维修档案

关于维修档案的分类，可以分在基建档案，也可以分在行政档案下的总务。由于基建档案和维修档案征集的标准有所差异，把维修档案划分在行政档案下的总务，单独列类。

（2）教学档案

《高等学校档案实体分类法》主表教学档案由两种分类方法，由于我校尚未有研究生教育，即使有，研究生教育也不是我校教学的主体，所以采用第一种教学档案分类方法。

（3）干部人事档案

干部人事档案在《高等学校档案实体分类法》中无法单独列类，以中央组织部发布的《干部档案工作条例》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》为准则，按照干部姓名首字母拼音顺序排列档案。之所以不选择干部任职机构为排列顺序，是因为干部轮岗之后任职机构变动比较多。

（4）声像档案

声像档案的分类按照《高等学校档案实体分类法》主表所附进行分类。其编号模式为：年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号

（5）院系档案

行政综合的注释为院、系、所等单位综合材料入此。但是院系档案实际上大部分属于教学档案，有的教学档案由教务部门留存，有的教学档案仅在院系保存。这些留在院系保存的档案移交档案馆，就涉及一个分类问题。

高校的人物档案主要是由突出贡献的人才档案，我校目前的实际情况，主要是教授档案。教授档案可以作为师资划分到行政人事，但是也可以划分到院系档案。

基于院系档案的重要性，把教授档案视为院系档案，院系档案在教学档案下单独列类。

（6）其他档案

政策与法规处形成的档案入行政综合，评建处形成的档案入教学综合，工程训练中心形成的档案入课堂教学与教学实践，离退休处形成的材料入行政人事，

二、主表

DQ党群

11党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战

民主党派材料入此。

16工会

妇女工作材料入此。

17团委

学生社团材料入此。

XZ行政

11综合

教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。

12人事

师资培养材料入此。

13监察审计

14武装保卫

15总务

11综合

12维修项目

16档案、图书、文博

JX教学工作

11综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

12学科与实验室建设 专业设置入此。

13招生

14学籍管理

学生奖惩材料入此。

15课堂教学与教学实践

16学位

17毕业生

毕业生信息反馈工作入此。

18教材

19院系档案

KY科学研究

11综合

科研经费管理、学术活动材料入此。

12项目

11纵向课题

12横向课题

13院级课题

14其他课题

JJ基本建设

11综合

12单项工程

11可行性研究、任务书

12设计基础文件

13设计文件

14项目管理文件

15施工文件

16监理文件

17竣工验收文件

18其他

SB仪器设备

11综合

12项目

11立项

12投标

13招标

14合同

15验收

16付费

CB出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像

WS外事

11综合

12出国（境）

国际合作与会议材料入WS l4。

13来校

外国留学生工作材料入WS15．国际合作与会议材料入WS11。

14国际合作与会议

15外国留学生工作

CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册

奖金，助学金入此。

附：

SX声像

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

三、实施办法

1、按件分类

对2015年以及2015年之后征集的党群、行政综合档案，实行按件分类，此项工作由档案馆负责完成。

2、对2015年以及2015年之后征集的项目档案，实行三级类目分类，此项工作由项目档案形成和使用部门完成，档案馆负责对这些部门的兼职档案人员进行档案分类培训，并适当给予一定报酬。

由兼职档案人员进行分类的原因为：

（1）项目档案在形成过程中已经装订过，经过分类基本上就可以直接放入库房，兼职档案人员经过培训，完全可以胜任分类工作。

（2）项目档案具有一定的专业技术性，专业人员分类不会出现一类档案划分到不同类目的问题。

（3）项目档案形成单位同时也是项目档案使用单位，兼职档案人员对档案进行分类，熟悉档案，能够提高档案查准率和查全率。

（4）档案馆人员短缺，负责移交项目档案的管理工作即可。

2015年6月29日

太原工业学院档案征集办法

经过太原工业学院第43次校长办公会研究讨论，为了落实文件精神，保障我校档案征集的及时性和完整性，特制定《太原工业学院档案征集方案》。

一、按照重要档案征集标准征集重要档案

根据山西省档案局、山西省发展和改革委员会《关于转发国家档案局、国家发展和改革委员会<关于印发重大建设项目档案验收办法的通知>的通知》、山西省档案局《关于进一步做好全省政府投资项目档案工作的意见》（晋档字〔2014〕58号）文件精神，重要档案是指政府投资项目。此外，高校档案的特色又体现在教学档案上。因此，本方案制定的重要档案是指政府投资的项目档案和教学档案，此外还包括外事档案和院系档案等过去没有征集过的档案。

重要档案的征集标准如下：

（1）国有资产管理处

国有资产管理处负责收集设备档案，包括立项档案、投标档案、招标档案、合同档案、验收档案、付费档案。

（2）后勤保障处

后勤保障处负责收集维修项目档案，包括立项档案、审批档案、招标档案、预算档案、结算档案、验收档案、审计档案、技术档案。

（3）校园规划与建设处

校园规划与建设处负责收集基本建设项目档案，包括可行性研究、任务书；设计基础文件；设计文件；项目管理文件；施工文件；监理文件；竣工验收文件以及工艺设备文件；科研项目；科研项目；涉外文件；生产技术准备、试生产文件；财务、器材管理文件等其他文件。

（4）科技处

科技处负责收集科技项目档案，包括申请书、立项材料、结题材料、鉴定材料、研究报告、科研成果、专利、推广应用材料、获奖证书等档案。

（5）党政办

党政办负责收集外事档案，包括综合档案、出国档案、来校档案、国际合作与会议档案。

（6）各个系部

各个系部负责收集院系档案，包括规划、计划资料、教研资料、实验、实习、实训资料、教材、教授资料等档案。

请相关部门于2015年7月之后，按照此标准收集、整理本部门的相关档案。

二、限定档案移交时间。

依据《高等院校档案管理办法》第三章第十八条，科研项目档案应该在项目完成后2个月内移交，基本建设档案应该在项目完成之后3个月内移交，院系档案应该在次学年寒假之前移交，其他档案应该在次学年6月之前移交。

三、建立兼职档案管理员制度，保障档案征集工作的完成。

兼职档案管理人员归档案工作委员会领导，负责本部门档案的收集、整理、加工等工作。经过与各部门领导的协商，各部门兼职档案人员附后。

2015年7月9日

太原工业学院档案移交制度

一．应归档的文件材料，必须按照规范化标准要求，由承办单位整理立卷，于次年六月底以前移交到综合档案室。

二．归档时由立卷单位编制移交目录一式二份，其中：一份留立卷单位保存备查，一份随案卷移交档案室。移交档案当面清点无误后，双方在移交凭证上签字。

三．会计档案由会计部门按年度立卷，隔年六月底前移交归档，移交时，由会计部门编制案卷目录一式二份，一份留会计部门备查，另一份随档案移交综合档案室。经双方清点核对后，在移交凭证上签字。

四、从事档案工作人员原则上保持稳定，确因特殊原因或工作需要调动工作时，必须在办完档案、文件移交手续后，方可调离岗位，以免造成丢失档案、文件问题。

2015年10月

太原工业学院档案库房管理制度

一、档案库房是保存档案的重地，非库房管理人员未经许可不得入内。

二、每间库房要确定具体安全负责人，负责库房内一切安全工作。

三、库房钥匙由库房管理人员负责保管，不得转借他人。非档案馆人员禁止进入库房。

四、库房内要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放；库房要保持清洁整齐，注意空气流通。

五、库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度。

六、库房内禁止存放非档案用品及个人物品；严禁任何人吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；库房内必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放在固定位置，不准随便移动，要定期进行检测,；房管理人员必须会使用灭火器。

七、库房内不准办公、开会、会客和住宿,房管理人员离开库房必须锁卷柜、闭灯、锁门。

八、房管理人员应定期对库房内各类档案进行清点，做好清点记录。

九、库房安全负责人要经常检查库房的安全，发现不安全因素及时排除；若个人无法排除，应及时向领导汇报予以解决。

2015年11月

关于档案密级及其审批权限的设定

《档案法》第10条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”之后补充“凡需归档的材料，应确定密级”。

密级的确定是在一定时间内确定交流和使用范围，也就是说确定文献在一定时期内的使用权限。档案因其特性具有较强的保密性，对档案进行密级确定，对于档案的安全管理能够起到保障作用。

依照《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156—2003），文献保密级别分为公开、限制、保密、机密、绝密五个等级。从使用权限来看，绝密级查阅仅限于校领导，机密级查阅仅限于校领导和相关部门相关人员，保密级查阅仅局限于相关部门相关人员和非相关部门相关人员，限制级仅局限于相关个人或者相关个人委托人员，公开级适用于任何部门、任何人员。

依照《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156—2003），密级文献具有保密期限，高校档案保密期限的确定，参照《高等学校档案归档范围及保管期限表》，密级档案的保管期限即为保密期限。

依照《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156—2003），应该在文献首页显著位置（一般是右上角），标志文献保密级别和保密期限，我校档案密级确定的主要目的是明确使用权限，密级划分是档案类目划分，所以不做密级标识。

一般来说，档案保密等级应由档案业务主管部门（也就是档案形成和使用部门）来确定和变更，档案馆只负责按照密级管理档案。基于我校档案管理的特殊性，由档案馆在征求相关部门意见的基础上，确定档案密级。

基于上述思路，我校档案馆档案密级的确定及其查阅签章为：

密级	档案	查阅人员	查阅签章
绝密	有专门密级规定的上级文件、党委会议记录、行政会议记录	党委委员、校领导	党委委员、校领导
机密	干部档案、人事档案、基建项目档案、设备项目档案、维修项目档案、财务档案、审计报告、永久保存的纪检档案	校领导和组织部、人事处、规划处、国有资产处、后勤保障处、财务处、审计处、纪委相关人员	各相关部门处级干部
秘密	科研项目档案、党群、行政其他永久保存的档案	科技处相关人员和课题组成员、各部门相关人员	各部门处级干部
限制	教学档案、党群、行政长期保存的档案、无专门密级规定的上级文件	各部门相关人员、相关个人或委托人员	查阅人员签章
公开	上述之外其他档案	校内所有人员	查阅人员签章

除了年公开档案之外，其他档案的查阅均需填写档案查阅审批表，说明查阅档案事由、查阅档案范围，档案馆不提供非查阅范围服务。档案查阅之后，查阅人员和档案馆服务人员共同签名，留作记录。

档案查阅审批表附后。

2016年10月

关于档案查阅及其审批权限的规定

经过67次校长办公会议（2016年11月14日）通过，基于档案管理的特殊性以及安全性，在征求校领导、党政各部门以及系部意见的基础上，档案馆确定常态化的档案查阅及其审批权限如下。

档案类型	查阅权限部门	查阅签章
有专门密级规定的上级文件	校领导、党政办（保密办）	党委书记 或院长
党委会议记录、行政会议记录	校领导、党政办（保密办）以及其他党政部门	党委书记 或院长
处、科级干部档案	组织部	组织部
人事档案	人事处	人事处
教学档案（录审表、学籍档案、毕业生名册、优秀学位论文等）	教务处、学生处、团委、各个相关系部、档案涉及的本人或者委托人	权限部门及个人
党群档案、行政档案、无专门密级规定的上级文件	党群部门、行政部门、各个系部、全体教职工	权限部门及个人
财务档案	财务处	财务处
基建、维修档案	校园规划与建设处、后勤保障处	对应的权限部门
科技档案	科技处、人事处、课题负责人、课题参与人员	权限部门及个人
设备档案	国有资产管理处	权限部门
声像档案	相关机关处室、各个相关系部	权限部门
实物档案	党政办、宣传部、工会、团委、其他相关部门	权限部门

由于工作性质具有特殊性，纪委和审计处两个部门可以根据需要查阅各类档案，审批部门对应为纪委和审计处主管领导。

查阅部门具有交叉性的档案，原则上以档案移交部门为权限部门，例如，组织部因工作需要查阅相关人事档案，审批部门为人事处；人事处因工作需要查阅干部档案，审批部门为组织部；教务处及相关系部需要查阅设备档案，审批部门为国有资产管理处。

除了公开性档案之外，其他档案的查阅均需填写档案查阅审批表，说明查阅档案事由、查阅档案范围，档案馆不提供非查阅范围服务。档案查阅之后，查阅人员和档案馆服务人员共同签名，留作记录。

档案查阅审批表附后。

纸质档案和数字档案的查阅权限具有一致性。档案原则上不外借，特殊情况特殊处理，由档案借阅部门主管领导审批，限期归还。

数字档案的用户名和密码由各部门兼职档案员负责管理，档案馆负责培训兼职档案员档案数据库使用知识。

2016年11月

太原工业学院档案查阅审批表

查阅单位			查阅时间
查阅用途
查阅内容及范围
查阅单位签章	签 名： 年月日
查阅单位主管领导签名
查阅人签名		档案馆承办人签名
备注

太原工业学院档案归档范围及归档材料的补充规定

档案归档范围确定的原则是：归档的文件材料1、必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。2、必须反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。3、必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

档案归档的重点是：以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性综合性文件材料。

根据我院的发展和机构的变更，归档文件材料随之逐年变化逐渐增加，不断完善规档制度十分必要。

我院实行部门立卷制度。各部、处、系均为立卷单位，其下属机构均由上述各单位统一立卷。各部处系兼职档案员按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，填写卷内目录，在档案馆专职人员的指导下，经审核合格后向档案馆移交。

我院在原有十类档案的基础上新增：

人物档案（归档范围及要求附后）

在原有立卷部门的基础上新增立卷部门：

教育教学评建处

工程训练中心

网络与信息中心

发展与法规处

十二个系

体育部

现有归档材料补充以下内容：

党办：党委负责同志在校内的重要讲话稿。

纪检委、监察室：本校纪检、监察工作计划、总结、报告、批复；

年度信访、案件查处统计报表。

组织部：本校党员名册；

本校组织工作计划、总结、报告、决定。

宣传、统战部：本校统战工作计划、总结；

统战工作情况调查、典型材料、统计报表；

本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料。

工会 ：工作计划、总结、请示与批复；

本校会员名册、基层工会干部名册、工会组织机构情况表；

工会工作各类统计报表。

团委：工作计划、报告、批复、总结及各项制度；

团委牵头组织进行的重大活动的有关材料、照片。

院办 ：校领导在全校性大会上的重要讲话稿；

学校外事工作规章制度、计划、总结；

外事工作统计报表；

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件；

参加和举办的国际学术会议的计划、总结、申请报告、批复；

与外国单位合作科研的报告、协议书；

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料；

双方互赠的礼品、纪念品。

人事处：本校人事统计报表；

本校教职工名册；

留校及分配来校工作的研究生、本科生、专科生中专生的报告、报到证、合同书及有关材料；

教职工评定、聘任专业技术职称的批复及材料。

审计处：工作计划、总结、请示、批复；

审记工作统计年报及重要报表；

有关财务物价税收大检查的材料。

保卫处：本校公安保卫工作计划、总结、报告、批复；

统计报表；

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书；

武装部工作统计年报及重要报表；

复员转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）。

学生处：工作计划、总结；

本校学生人民奖学金发放名单；

学生困难补助名单及领款单；

毕业生工作计划、总结；

继续教育部：函授、夜大学工作的规定、制度；

工作计划总结。

教务处：本校关于教学工作的计划、总结；

关于联合办学、办班的协议书；

教学检查评估材料及评估结论；

统计报表。

教育教学评建处：工作计划、总结；

学科、专业论证、评估、申报、审批材料；

专业评估办法、自评报告、评估结论；

关于专业教学指导委员会的文件材料；

学科、专业建设的统计报表；

教学实施计划；

重点课程建设办法；

重点课程验收及总结报告；

教学奖励评定办法

“教育研究、教学改革优秀奖”评奖办法

学位评定条例、办法及计划、总结；

本校编辑出版工作规章制度、统计报表；

编辑出版合同、协议书；

出版社的执照、许可证等影印件。

科技处：工作计划、总结；

科研成果登记表及重大科研项目执行情况；

本校与各省市签定的科技协议及执行情况；

本校获专利项目的名册、统计材料；

本校科研成果汇编及受奖情况、统计年报；

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件。

国有资产管理处：工作计划、总结；

综合年度统计报表；

本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复；

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案；

上级统配物资、设备的申请计划、材料汇总、核算表；

审购报告、计划、论证报告；

上级或主管领导的批复和准购批示。

工程训练中心：工作计划、报告、总结；

产业管理的各种统计报表；

关于成立公司的请示报告、批复章程及企业法人营业执照（影印件）。

网络与信息中心：工作计划、总结；年度统计报表；

设备购置计划、报告及经费分配方案；

设备说明书及随设备的所有资料。

图书馆：工作计划、报告、总结、请示与批复；

图书馆书刊订购、馆藏、流通等统计报表。

后勤保障处：后勤工作计划、总结；

校房地产各类统计表；

房产科与校内外单位个人签订的购房、集资合同、协议、发放产权证存根；

各次分房正式定稿及最后落实结果；

校医院的工作计划、总结、每年体检的总结；

各类情况、信息汇总材料；

校医院年度统计报表；

教工、学生医保管理的文件材料。

离退休：工作计划、总结、请示、报告、批复；

各类统计报表；

组织各类活动的材料（照片）。

规划与建设处：基建工作计划、总结、简报；

发展与法规处：工作计划、总结、规章制度、统计报表；

工作中形成的各类重要文件材料。

系、部：本单位计划、规划、总结；

重要人物来访、讲学的照片、录音、录象带；

公共课教学、科研活动中形成的重要材料；

校各界运动会材料及获奖队员名单；

参加校外各项重大比赛获奖名单及成绩册（附奖状照片）；

体育科研计划、总结及科研成果材料；

体育课教学大纲及执行情况；

优秀教材；

各专业使用教材目录。

2017年3月

太原工业学院人物档案归档范围及要求

太原工业学院人物指博士、历届校领导，全国及省市区人大代表、政协委员，国内外有一定影响的教授学者，省级以上模范，在社会上有一定影响的校友。为了使人物在各项活动中形成的资料永久保存，以利后人借鉴，为学校的发展积累资料，特制定归档范围及要求。

1. 归档范围

   1、记载本人生平的材料：

生平传记、活动记录、履历、书信，他人撰写的纪念、评述文章、回忆录及宣传报道材料，已故名人的悼词。

2、反映本人对教学、科研、文化事业所作贡献材料：

专（译）著、正式出版的教材、参考书、重要讲义、教案、学术论文、有重要批注的书籍、日记、手稿、作品等。

3、证书：

荣誉证书、证章、奖状、奖章、奖品、聘书、任命书、委任状、代表证等。

4、声像材料：

反映知名人物工作和社会活动情况的照片、底片、唱片、录音（像）带、影片、光盘等。

5、实物：

名人用过的有保存价值的实物及赠送的礼品等。

6、其他：

举行纪念知名人物会议或祝贺等活动的重要材料，名人用过的有保存价值的其他资料等。

二、归档要求

1、各部门的兼职档案员负责对名人档案的收集整理。

2、本人亦可随时向档案馆移交、捐赠或寄存。

3、不论何种方式归档，档案馆均应办理移交手续一式二份，档案馆、移交人各执一份。

4、个人收集的有关名人的资料，向档案馆捐赠时，档案馆要向捐赠人颁发证书。

5、名人档案的所有者向档案馆寄存档案时，档案馆要与寄存人办理寄存协议，并颁发寄存证书。

6、已建立的名人档案，本人及单位要将新形成的有价值的材料及时归档。

7、归档时，本人要求保密的部分，须详细注明，档案馆按保密要求妥善保管。

2017年5月

太原工业学院档案馆重大事项决策办法

1、该办法适用于涉及金额一万元以上的事项，含一万元。

2、预算。制定年度预算需要征询档案馆所有人员的意见，在征询意见的基础上，制定预算。

3、询价。需要招标的事项，原则上参与询价的人员在三人以上，含三人。不需要招标的事项，可以由单人联系询价，但是询价人员不参与决策。

4、决策。需要招标的事项，决策由资产处负责招标。不需要招标的事项，决策由档案馆三人以上组成决策小组决策，含三人。

5、执行。在执行决策的过程当中，遇到特殊情况，组成三人以上决策小组解决问题，含三人。

2017年5月

关于电子档案公开与限定的意见

我校档案信息化过程中存在两个问题：一是机关各部门和各院系的兼职档案人员有什么权限上传什么档案、检索什么档案。二是什么档案能够面向全校教职工和社会各界人士公开。

针对这两个问题，档案馆依据《高等学校信息公开办法》、《高等学校信息公开事项清单》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《会计档案管理办法》的相关规定，制定了电子档案信息公开的类别，向各个部门做了调研，确定部门兼职档案人员可以凭用户名和密码登陆档案管理信息系统上传、查阅本部门形成的电子档案。基本原则是各部门查阅各部门移交的档案形成的电子档案。面向全校教职工和社会各界人士，除了涉密档案之外，公开部分档案的目录，见附表。

2017年10月

档案馆公开目录的档案

面向全校教职工和社会各界人士，用于发布系统。

档案类别	档案内容	档案形式
党群类	学校关于党群管理的文件材料，涉密除外。	电子文件，目录
行政类	学校关于人事管理、行政管理的材料，涉密除外。	电子文件，目录
学生类	学校和院系学生活动的资料	声像档案；目录
教学类	综合性教学文件材料；优秀毕业生论文	电子档案，目录
科研类	科研立项、验收、成果、奖励、推广、应用资料	电子文件，目录
基本建设类		不公开
仪器设备类	10万元以上仪器设备全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。	电子文件，目录
出版物类	学校自行编辑出版的学报。	电子档案，目录
外事类	学校聘请的境外专家、教师材料；学校开展校际交流、中外合作办学，学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。	电子档案，目录
财会类		不公开
声像类	学校或者档案馆拍摄的照片、录像，经审批公开	电子档案，目录
档案编研	档案馆自行编研的专题档案，经审批公开	电子档案，目录

注：涉密档案指上级档案、涉及个人隐私档案、法律规定或者学校自行规定涉密档案。

2017年10月31日

太原工业学院档案借阅审批及保管制度

为进一步加强档案管理工作，提高档案管理水平，规范我院档案借阅审批及保管制度，促进档案工作科学化、规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国教育部27号令》、《会计档案管理办法》、《高等学校基本建设类档案工作规范》、《档案管理违法违纪行为处分规定》精神，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，制定本制度。

一、档案借阅审批

1、档案原则上不外借。

2、特殊情况需要借阅的，需要明确审批人，审批人一般情况下为借阅部门主管院领导。

3、会计档案的审批人为学校主要负责人，一般指书记或院长。

4、按照2016年执行的《会计档案管理办法》第六条规定，会计档案主要指：

（1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（3）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（4）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

5、特殊情况是指：

（1）各个部门需要较长时间查阅档案的；

（2）各个部门需要大量查阅档案的；

（3）上级部门需要查阅本校档案的，由本校对应部门出面借阅档案；

（4）其他特殊情况，由档案馆自行界定。

6、借阅档案需要填写《太原工业学院档案借阅审批表》，附后。

7、档案借阅时间最长不超过两个月，超过两个月，经领导审批，办理续借手续，续借不超过一个月。

二、档案借阅保管

1、档案借阅部门在档案借阅期间，应当妥善保管借入的会计档案，明确档案专用保管场所和专职档案管理人员。

2、档案借阅部门应当确保借入档案的安全性和完整性,填写《太原工业学院档案借阅承诺书》，承诺不在借入档案上涂画、拆封和抽换，不得修（涂）改借入档案，不对借入档案进行拍照，不让非相关人员阅览档案等。

3、档案借阅部门应当确保借入档案在规定时间内归还。超出规定时间，则重新办理借阅手续。借阅时间从《太原工业学院档案借阅审批表》上填写的借阅时间算起。

4、在档案借阅期间，档案管理出现的任何问题，由档案借阅部门承担责任。

2018年9月

太原工业学院档案借阅审批表

档案借阅部门：

借阅时间		从年月日到年月日
档案保管场所			档案保管人
借阅用途
借阅档案内容
借阅部门签章		签 章： 年月日
校领导签名
借阅人签名				档案馆承办人签名
归还时间				备注
归还人签名				档案馆承办人签名

太原工业学院档案借阅承诺书

本部门借阅档案馆档案卷，做出承诺如下：

1、档案借阅期间，本部门指定为借阅档案专职管理人员，提供为借阅档案保管场所。

2、档案保管场所内严禁烟火和存放易燃易爆物。

3、档案保管场所内不乱拉电线、不使用电炉、电暖气等电热设备，严禁超负荷用电。

4、不在借入档案上涂画、拆封和抽换。

5、不修改借入档案。

6、不对借入档案进行拍照或者扫描。

7、不让非相关人员阅览档案。

8、在规定时间内归还借入档案。

9、在档案借阅期间，档案管理出现的任何问题，由本部门承担责任。

借阅部门领导签章

年月日

太原工业学院会计凭证档案数字化办法

为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据2016年1月1日执行的《会计档案管理办法》，制定本办法。

《会计档案管理办法》第七条规定，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。第八条规定，形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输；采取有效措施,防止电子会计档案被篡改；建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

由于我校并未使用专业的会计档案管理信息系统，会计凭证档案又具有较强的保密性，因此，仅对会计凭证档案进行数字化管理，其他会计档案入档案管理信息系统。

1、由于档案管理人员的缺乏，仅对单张5万以上的凭据进行数字化。

2、为了不损坏凭证，数字化的方式是用照相机拍摄。

3、照相机拍摄的凭证档案，传输入指定的计算机。

4、传输入指定计算机的凭证档案，定期存储到移动硬盘，指定专人保管。

5、制定时间段，定期存储到移动硬盘。每次存储不覆盖以前存储过的凭证档案。

6、凭证档案的数字化从2016年的档案开始，实行回溯性数字化。

2018年9月1日

关于数字化档案查阅权限的设定

2016年档案馆信息化设备到位后，根据档案实际情况，档案馆二次开发软件之后，责任到人，完成档案信息化工作。

数字档案入库之后，档案馆拟开展各类数字化档案的目录查阅、全文查阅、打印工作，需要设置权限，解决什么部门、什么人、能够查阅什么类型档案的问题。为此，将设计调查问卷，结合明年即将开展的档案信息化工作，在全校各个部门进行调查。其中，党群、行政档案上级文件局限于涉及本校的非涉密档案，党委会议记录、行政会议记录不进行数字化。

档案类型	查阅权限部门
学籍档案	教务处、学生处、团委、各个相关系部
录审表	教务处、学生处、团委、各个相关系部
毕业生名册	教务处、学生处、团委、各个相关系部
处级干部档案	组织部
科级干部档案	组织部、人事处
人事档案	人事处
照片档案	相关机关处室、各个相关系部
实物档案	党政办、宣传部、工会、团委、其他相关部门
党群档案	党群部门、行政部门、各个系部、全体教职工
行政档案	党群部门、行政部门、各个系部、全体教职工
科技档案	科技处、人事处、课题负责人、课题参与人员
设备档案	资产处、各个相关系部
基建、维修档案	校园规划与建设处、后勤保障处

2018年12月

太原工业学院档案安全保管制度

为了保证档案的安全性，保证档案不丢失、不损害、不随意增减、不被修改，制定《太原工业学院档案安全保管制度》。

1、档案的保管，应当库房、阅档场所、整理场所、办公场所四分开。

2、档案的保管，应当实现“一个人、一把钥匙，一间库房”的“三个一”管理模式。

3、档案库房应当加强安全管理和技术防护，安装铁窗、铁门、密集柜、报警器、摄像头等安全设施。

4、档案库房（室）应当做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”工作。

5、各个部门移交档案时，应当填写档案移交表，两个部门的交接人签字，并附档案目录。

6、查阅校内公开的群行政文件，只需要办理登记即可。

7、学生查阅录审表、学籍卡、毕业生名册等档案，须持本人身份证或者委托书。

8、部门查阅档案，应如实填写《太原工业学院档案查阅审批表》，部门负责同志审批签字并加盖公章，查阅人员和档案管理人员同时签字；

9、档案一般不外借，确因工作需要借阅的，借阅部门应当履行审批手续，如实填写《太原工业学院档案借阅审批表》，部门主管领导审批签字并加盖部门公章，查阅人员和档案管理人员同时签字；

10、部门借阅档案时，如果主管领导不在，可以由部门领导签字，部门盖章，先行借阅，然后补充主管领导签字。

11、财务档案的借阅需要校长签字，部门盖章。

12、校长办公会议记录的借阅，需要校长签字，部门盖章。

13、党委办公会议记录的查阅，需要党委书记签字，部门盖章。

14、查（借）阅档案登记记录，由档案管理人员负责保管。查（借）阅档案审批表，由办公室人员负责保管。

15、纸质档案与电子档案应该双人保管，库房管理人员负责保管纸质档案，电子档案由电子档案管理人员负责保管。

16、为了保障信息化的数据不丢失，备份数据应该移动硬盘、蓝光光盘、双机热备三位一体。

2019年3月