第一章 总则

第一条 为了加强我校本科生档案管理工作，促进本科生档案管理工作规范化、制度化、科学化，确保本科生档案的安全，充分发挥学生档案在学生教育和管理工作中的作用，结合我院学生管理的实际工作，制定《太原工业学院本科生档案管理办法》（以下称本办法）。

第二条 本办法制定的依据是《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等有关法律法规。

第三条 本办法所称本科生档案是本科生接受教育过程中形成的反映本科生政治思想、品德作风、学习情况、奖惩情况、毕业情况等内容的历史记录材料，是全面考核、了解学生的重要依据，是学生教育和学生管理工作及学校档案的重要组成部分。

第四条 本科生档案由院档案馆集中统一、归口管理，教务处、学生处（学生工作部）、就业指导中心、党委组织部、团委、体育系和各系部党组织等部门，是学生档案材料的主要形成机构和归档机构。

第五条 在本科生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格规范管理，确保学生档案的真实、全面与安全。

第六条 本科生档案管理范围：凡国家统招的我校本科生档案。

 

第二章 本科生档案管理体制和职责

第七条 人员配备。本科生档案管理按在校学生人数每10000人配备1名专职档案管理人员。专职档案管理人员必须是在编在岗正式工作人员，必须是党性强、作风正、忠于职守的共产党员。

第八条 物质条件。建立专用档案库房，配备铁质档案密集柜，实现档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。

第九条 档案信息化。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现本科学生档案管理的信息化。

第十条 集中管理。本科生档案和教学档案集中存储和保管，实现对学生档案服务的集中管理。

第十一条 本科生档案管理工作职责

（一）接收系部核对过的新生档案材料；

（二）保管学生档案，做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（三）收集在校学生档案材料并归档；

（四）提供学生档案的查阅利用服务；

（五）转递学生档案，并提供学生档案转递去向查询；

（六）学生档案的统计；

（七）利用信息化技术管理学生档案；

（八）办理其他学生档案有关事项。

 

第三章 本科生档案及档案材料的收集与归档

第十二条 归档范围。按照本科生档案形成和归档的时间序列划分，结合我院实际情况，本科生档案内容一般有：学前档案、入学档案、学中档案、毕业档案、党团材料和其他材料，归档范围和移交部门见表1。

表1 太原工业学院本科生档案归档范围和移交部门

 

第十三条 档案收集与移交

（一）学前档案收集、移交。学前档案由各系部负责收集，移交档案馆。系部需要核查新生档案，了解新生情况，就要对新生档案拆封。拆封过的学前档案在移交档案馆时，系部需要提交档案移交表，还需要提交粘贴在学前档案袋上的档案目录，档案移交目录和档案移交表上面，需要有移交人员和接收人员共同签名，见表2和表3。

由于山西、广西、天津、江苏四个省份的高考材料，不在学前档案里，是新生入学后，由教务处打印招生考生报名登记表、体检表、考生当前信息，这三份档案，由系部装入拆封的学前档案袋，并列入移交目录，移交档案馆。

新生入学之前已经形成的党团材料，属于学前档案，无论以何种形式移交系部，已经完整的党团材料由系部装入拆封的学前档案袋，并列入移交目录，移交档案馆。

如果新生为入团积极分子、预备党员或入党积极分子，有关党团材料由系部负责保管，待转正后材料完整，再由系部移交档案馆。

表2 太原工业学院本科生学前档案移交目录

入学时间                    生源地                  省（市）                 县

系部                  专业                  姓名              学号              

学前档案材料目录

 

     移交人签字                    接收人签字                    移交时间

表3 太原工业学院本科生学前档案移交表

    入学时间                     系部                       专业                   

      移交人签字                接收人签字                    移交时间

 

（二）学中档案和其他档案收集、移交。学中形成的档案主要指奖惩材料和党团材料。学生处负责将奖惩材料移交档案馆，系部负责将材料完整的党团材料移交档案馆。不完整的党团材料由系部负责保管，完整之后，由系部移交档案馆。

学中档案归档时，归档单位需要填写《本科生学中档案移交表》，见表4。

 

表4太原工业学院本科生学中档案移交表

  移交人签字                      接收人签字                     移交时间

 

（三）毕业档案收集、移交。教务处负责将学籍卡和毕业生资格审查表移交档案馆。体育系负责将体测表移交档案馆。系部负责将毕业生登记表和就业通知书移交档案馆。

毕业档案归档时，归档单位需要填写《本科生毕业档案移交表》，见表5。

 

表5太原工业学院本科生毕业档案移交表

  系部                       专业                  班级                   

移交人签字                        接收人签字                      移交时间

 

（四）其他档案收集与移交。由档案生成部门或者系部负责移交其他档案，档案归档时，需要填写《其他档案移交表》，见表6。

 

表6 太原工业学院本科生其他档案移交表

 

 移交人签字                        接收人签字                      移交时间

 

（五）太原工业学院本科生档案移交工作流程，见图1。

 

 

图1 太原工业学院本科生档案移交流程图

 

第十四条 本科生档案归档时间。

（一）学前档案在新生入学当年的11月15日前归档。

（二）学中档案在每年的12月30日之前归档。

（三）毕业档案在毕业生在毕业生离校后的第一周归档。

（四）其他档案在档案完整之后随时归档。

（五）其他说明。入学登记表，随学前档案一起归档。学籍异动材料，由教务处在材料产生后1个月内归档。

第十五条 本科生档案材料归档要求

（一）必须是办理完毕的档案材料，填表日期、签字、印章要齐全完整；

（二）档案材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、行文规范；

（三）档案材料形成部门应当按照要求规范制发材料；

（四）严禁篡改，伪造、损坏、摘录、提供虚假材料；

（五）学生因转学、退学、出国等原因提前离校，教务处、学生处应及时准备好学生在读期间形成的档案材料，在学生办理离校手续前移交档案馆。

（六）档案馆一律不接收学生个人递交的档案材料。

 

第四章 本科生档案的保管和利用

第十六条 档案馆应单独设立保管学生档案的库房，建立健全学生档案管理制度，指定专人负责学生档案的管理工作。严格执行安全和保密制度，严防档案的损毁、失散和泄密。

第十七条 查阅学生档案必须遵守保密制度和利用规定，严格实行查阅审批登记制度。

第十八条 学生档案的查阅、利用，严格执行《关于档案查阅及其审批权限的规定》，填写《太原工业学院档案查阅审批表》。学生档案原则上不外借，外借学生档案，执行《太原工业学院档案借阅审批及保管制度》，填写《太原工业学院档案借阅审批表》。

第五章 本科生档案的转递

第十九条 原则上，档案不能由学生本人自带。

第二十条 毕业生档案转递工作由档案馆负责组织，学生处、就业指导中心协助，各系部配合，共同完成。

第二十一条 毕业生档案依据就业指导中心提供的毕业生就业派遣方案转递。

第二十二条 毕业生档案的转递一般于毕业生派遣后二周内，通过中国邮政EMS渠道发送到档案接收单位。

第二十三条 档案接收单位要求来校提取档案的，应持单位介绍信、调档人有效身份证件和提取毕业生档案名单。

第二十四条 在籍本科生的转递，学生本人需分别填写《太原工业学院在读本科生档案转出审批表》，见表7。并根据转出原因由相关负责部门审批后转出。

 

表7 太原工业学院在读本科生档案转出审批表

 

 

 

第二十五条 学生因转学、退学、出国等原因提前离校的，凭离校证明材料到档案馆填写《太原工业学院在读本科生档案转出审批表》，办理档案转递手续。

第六章 附则

第二十六条 本办法适用于我校统招本科生。

第二十七条 本办法自办公会通过之日起施行。

第二十八条 本办法由档案馆负责解释。