太原工业学院系部档案分类方法

档案馆

2023年3月9日

一、编制说明

（一）档案馆一般不接收系部移交的本科教学档案、科研档案档案、党群档案等档案。

（二）系部因合并、停办等各种原因停止运作，或者停止专业招生，可以将相关档案移交档案馆。

（三）为适应我院系部档案管理需要，实现档案管理的标准化和规范化，制定本方法。

（四）本方法制定的依据是《高等学校档案实体分类法》、《太原工业学院档案实体分类方案》、《太原工业学院档案征集办法》、《太原工业学院档案归档范围及归档材料的补充规定》。

（五）按照《太原工业学院档案征集办法》，征集系部档案包括规划、计划资料、教研资料、实验、实习、实训资料、教材、教授资料等档案。

（六）结合已经征集的系部档案实际情况，将系部档案划分为教学档案，科研档案、党建档案、学生工作档案四大类。教学档案细分为计划与规划、教学资料、实验与实习资料，考试试卷。科研档案细分为纵向课题、横向课题、校内课题。

二、体系结构

（一）类目的设置

类目的设置分为一级类目和二级类目，一级类目为教学档案，科研档案、党建档案、学生工作档案。教学档案二级类目为计划与规划、教学资料、实验与实习资料，考试试卷。科研档案二级类目为纵向课题、横向课题、校内课题。党建档案、学生工作档案不设二级类目。

系部档案类目设置

（二）类目的标识

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“JX”即“Jiao Xue”（教学）的简称。

二级类目的标识，依次类目顺序，用数依次标识。

系部档案类目标识

三、档号结构、模式和标识

（一）档号结构

1、档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

2、年度号由四位阿拉伯数字组成。

3、分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成

4、案卷号为年度号和分类号之下的顺序号

5、系部档案不细分到件，档号结构不包括案件号。

（二）档号模式

档号模式为：年度号十分类号十案卷号

（三）档号标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“一”连结。例如：2019年教学档案包含的考试试卷第一卷，可标为：2019一JX4一1。