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太原工业学院系部档案分类方法

时间:2023-03-16点击数:来源:

太原工业学院系部档案分类方法


档案馆

202339


一、编制说明

(一)档案馆一般不接收系部移交的本科教学档案、科研档案档案、党群档案等档案。

(二)系部因合并、停办等各种原因停止运作,或者停止专业招生,可以将相关档案移交档案馆。

(三)为适应我院系部档案管理需要,实现档案管理的标准化和规范化,制定本方法。

(四)本方法制定的依据是《高等学校档案实体分类法》、《太原工业学院档案实体分类方案》、《太原工业学院档案征集办法》、《太原工业学院档案归档范围及归档材料的补充规定》。

(五)按照《太原工业学院档案征集办法》,征集系部档案括规划、计划资料、教研资料、实验、实习、实训资料、教材、教授资料等档案。

(六)结合已经征集的系部档案实际情况,将系部档案划分为教学档案,科研档案、党建档案、学生工作档案四大类。教学档案细分为计划与规划、教学资料、实验与实习资料,考试试卷。科研档案细分为纵向课题、横向课题、校内课题。


二、体系结构

(一)类目的设置

类目的设置分为一级类目和二级类目,一级类目为教学档案,科研档案、党建档案、学生工作档案。教学档案二级类目为计划与规划、教学资料、实验与实习资料,考试试卷。科研档案二级类目为纵向课题、横向课题、校内课题。党建档案、学生工作档案不设二级类目。


系部档案类目设置

一级类目

二级类目

教学档案

计划与规划、教学资料、实验与实习资料,考试试卷

科研档案

纵向课题、横向课题、校内课题

党建档案


学生工作档案



(二)类目的标识

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“JX”即“Jiao Xue”(教学)的简称。

二级类目的标识,依次类目顺序,用数依次标识。



系部档案类目标识

一级类目标识

二级类目标识

教学档案

JX

计划与规划(1)、教学资料(2)、实验与实习资料(3),考试试卷(4

科研档案(KY

纵向课题(1)、横向课题(2)、校内课题(3

党建档案(DJ


学生工作档案(XS



三、档号结构、模式和标识

(一)档号结构

1、档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

2、年度号由四位阿拉伯数字组成。

3、分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成

4、案卷号为年度号和分类号之下的顺序号

5、系部档案不细分到件,档号结构不包括案件号。

(二)档号模式

档号模式为:年度号十分类号十案卷号

(三)档号标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间,用连接符号“一”连结。例如:2019年教学档案包含的考试试卷第一卷,可标为:2019JX41