档案馆负责毕业生档案转递工作，在取消报到证的前提下，为了更好地完成这项工作，制定太原工业学院毕业生档案转递制度。

一、档案转递的前提条件

1、毕业生离校之前的档案，经由档案生成部门，移交到档案馆。目前毕业生离校之前的档案，包括学生成绩表、毕业生登记表、毕业生资格审查表、体测表，请档案生成部门，在6月24日之前，将档案移交档案馆。

2、毕业生离校之前的档案，在移交之时，需要提交移交表，档案馆按照移交表接收档案，移交表请按照院系、专业、班级、学号、姓名、档案名称，顺序排列。

3、移交表上需要注明移交人和接收人，以及移交时间。

4、完整的党团材料移交档案馆，预备党员的材料留在系部，由系部转递，积极分子和发展对象的材料移交档案馆。

5、档案生成部门移交档案之后，档案馆开始整理档案并装袋。整理、装袋档案之后的档案，密封，盖档案馆公章。

二、毕业生档案可以转递的机构

由于取消了就业通知书，毕业生档案可以按照生源地、户籍地、学生自己联系的县级以上可以存放档案的机构、统一定机构四种方式转递档案。

按照户籍地转递档案由于存在生源地和家庭住地以及工作单位不同的问题，有一定的弊端。

户籍地的信息需要学生自己填写，也存在于工作单位不同的问题，也有一定的弊端。

学生自己联系的县级以上可以存放档案的机构，也需要学生自己填写信息，但是弊端相对较小，是学生自愿的行为。

统一认定机构是山西省教育厅或者人社厅认可的存放档案的机构，教育厅认可的存放档案的机构是山西省教育发展服务中心。

三、档案馆转递毕业生档案的原则

1、符合国家规定原则

国家对毕业生档案的转递有明确要求的，按照国家规定转递档案。例如，大学生档案通过邮政EMS转递。

2、符合档案接收机构规定原则

档案接收机构对接收档案有明确要求的，按照档案接收机构规定转递档案。例如山西省教育发展服务中心不接收毕业生预备党员资料，这部分资料就由系部自行转递。

3、毕业生自愿原则

毕业生自愿把档案转递到那个档案接收机构，只要这个机构符合国家规定，是县级以上可以存放档案的机构，就可以把档案转递到这个机构。

四、档案馆转递档案的办法

1、协约就业的毕业生，按照协约机构邮寄档案，协约机构需要学生自己填写信息。

2、如果协约就业的学生需要把档案转到非协约就业机构，需要自己填写档案转递机构信息。

3、灵活就业的毕业生，按照学生自己联系的县级以上可以存放档案的机构，转递档案，机构需要学生自己联系，自己填写信息。

4、学生自己联系县级以上可以存放档案的机构，应尽可能联系省级可以存放档案的机构。

5、灵活就业的毕业生，如果学生自己联系不到县级以上可以存放档案的机构，由档案馆统一转递档案到山西省教育发展服务中心。以后有需要，学生可以自己从山西省教育发展服务中心转出档案。

五、档案馆转递档案的保障措施

1、需要各个系部配合，提前通知学生联系县级以上可以存放档案的机构，并填写档案转递表，信息包括院系、专业、班级、学号、姓名、身份证号码、手机号码、档案转递机构及地址。

2、然后，将填好的档案转递表，移交到档案馆，档案馆按照移交表转递机构及地址转递档案。

3、转递表上，身份证号码用于转递到山西省教育发展服务中心的档案，山西省教育发展服务中心的档案管理系统是按照姓名和身份证号码录入信息，并检索信息的。

4、转递表上，手机号码是用于通过邮政EMS转递档案的，方便学生咨询档案是否转递接收到。

档案馆

2023年6月2日