李淑青
摘 要：本文在论述档案信息化测度重要性的基础上，提出了档案信息化测度的原则，继而构建了档案信息化测度的层次架构，以层次架构为依据，设计了档案信息化测度的指标体系。
关键词：档案信息化 层次架构 指标体系
十多年前，图书信息化工作如火如荼地在高校图书馆、公共图书馆以及情报机构轰轰轰烈地开展，在信息化服务、信息资源建设、开发与利用中起到了十分重要的意义，收到了很高的成效。十多年后，犹如图书信息化工作一样，档案信息化工作提到了日程上来，引起了企业、高校和政府部门档案馆的重视，对档案信息资源的存储、建设、开发和利用起着十分重要的作用。
档案信息化，是在信息基础设施基础上，利用档案信息应用系统，通过对档案信息资源的数字化存储、开发与利用，实现档案全文检索的过程。在这个过程当中，涉及很多因素，包括设备因素、技术因素、人员因素、管理因素、信息因素、安全因素、标准因素等多种因素，需要这些因素共同作用，才能完成档案信息化建设工作。
从目前档案信息化建设情况来看，一种方式是实行档案信息化的外包工作，即由社会专业机构来完成档案信息化工作；另一种方式是组织本部门的人员，通过购置档案信息化软件，来独立完成档案信息化工作。档案信息化的外包，需要大量的资金，但是信息化速度快，信息化质量高。部门独立完成档案信息化工作，收资金、人员等因素的局限，信息化速度较慢。无论是外包，还是独立完成档案信息化工作，都需要对档案信息化工作做一个测度，明确部门档案信息化的水平有多高，发现问题，解决问题，提高档案信息化水平，更好地完成档案信息化工作。
一、档案信息化测度的原则
档案信息化的测度需要遵循科学性、实用性、可操作性和保密性原则，这些原则是档案信息化建设必须坚持的，任何违背这些原则的档案信息化建设，都可能存在一定的漏洞，给档案信息化建设带来不可估量的损失。
（1）科学性原则
（2）实用性原则
（3）可操作性
（4）保密性原则
二、档案信息化的层次架构
档案信息化的层次结构，是建立在档案信息化各个影响因素相互联系、相互作用基础上的，各个因素的相互联系、相互作用，才能顺利地完成档案信息化工作。
（1）指导层，也是规划层。档案信息化建设是一项庞大的工程，需要投入大量的财力、人力和物力，需要一个漫长的周期去完成，因此，档案信息化规划具有十分重要的意义，这项工作必须引起领导的足够重视，由主管领导到牵头，成立档案信息化领导小组，制定科学性、实用性和可操作性较强的详实计划，以及分阶段完成的任务，责任到人，并形成相应的文件规定，按照规划完成档案信息化建设工作。
（2）基础层，是档案信息化建设的基础工作指向的层面，实际上就是档案信息化建设的具体工作。
基础层的因素包括基础设施、信息化软件、档案信息资源、技术人员，其中，信息基础设施主要指网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等用于信息化建设的设备。
信息化软件主要指档案信息化应用系统，如南京大学档案馆开发的南大之星软件和北京东方飞扬档案综合管理软件等。
档案信息资源主要指被测度机构实现档案信息化的档案信息资源，企业一般把信息资源分为文书档案和科技档案，而高校则是按照教育部27号令把档案分为十大类档案，不论怎么划分档案类型，被测度机构的档案信息资源都需要进行电子化，能够实现档案全文信息检索，信息化率越高，信息化程度就越高。
技术人员是指被测度机构从事信息技术的人员及其所占比例，档案信息化的过程中，需要有技术操作人员、设备维护人员、编程技术人员等信息技术人才，这些人员是档案信息化技术建设中不可或缺的人员。
（3）支撑层，主要指对信息基础设施进行支撑的各个信息化因素，包括信息化标准、信息安全、信息化管理，这些因素对档案信息化工作起着重要的支撑作用。
档案信息化标准实际上是实施档案信息化工作的一系列规范，主要包括管理性、业务性和技术性规范。在这些规范支撑下，档案信息化工作才能在同一的格式和同一的模式下，建立档案信息资源共享平台，实现档案信息资源共建、共享，有利于档案信息资源的存储、开发和利用。
档案存在一定的保密性，因而档案信息化的安全问题相对较为重要，但是硬件软件的缺陷、病毒侵害、人的恶意攻击、操作人员的无意失误等安全问题一直存在，有学者更把档案信息化的安全氛围档案信息生成安全、档案信息流转安全、档案信息保存安全三个类别。
在档案信息化建设的过程中，信息化管理制约和监督着档案信息化工作，因此，需要制定信息化管理制度，用制度安排激励和约束档案信息化工作。同时，档案信息化管理还需要经常召开信息化建设讨论会议，讨论信息化建设过程中出现的问题，提出解决办法，并做好档案信息化宣传工作。
根据上述分析，构建档案信息化层次架构图如下：
信息化规划
基础设施 信息化软件 信息资源 技术人员
信息化标准 信息安全 信息化管理
图1档案信息化层次架构图
三、档案信息化测度的具体指标
表1档案信息化测度指标体系
参考文献
【1】吴铮，档案信息化的规划和组织管理，黑龙江史志，2013（20）：65
【2】档案信息化建设，http://jda.cq.gov.cn/jyky/jypx/wskt/23826.htm
【3】档案信息化的标准规范建设。http://www.docin.com/p-58050401.html
【4】何桂英，档案信息化的安全隐患及其对策分析，电脑与电信，2010（5）
【5】范伟琦，档案信息化应用系统建设中的信息过程安全伺题探析，黑龙江档案，2012（1）
【6】周珊珊，档案信息化建设组织管理问题探讨，黑龙江档案，2013（2）：91
山西高校档案信息化现状调查分析[2]
李淑青
（太原工业学院档案馆 太原 030008）
档案信息化，是在信息基础设施基础上，利用档案信息应用系统，通过对档案信息资源的数字化存储、开发与利用，实现档案全文检索的过程。在这个过程当中，涉及很多因素，包括设备因素、技术因素、人员因素、管理因素、信息因素、安全因素、标准因素等多种因素，需要这些因素共同作用，才能完成档案信息化建设工作。
从目前档案信息化建设情况来看，一种方式是实行档案信息化的外包工作，即由社会专业机构来完成档案信息化工作；另一种方式是组织本部门的人员，通过购置档案信息化软件，来独立完成档案信息化工作。档案信息化的外包，需要大量的资金，但是信息化速度快，信息化质量高。部门独立完成档案信息化工作，收资金、人员等因素的局限，信息化速度较慢。无论是外包，还是独立完成档案信息化工作，都需要对档案信息化工作做一个测度，明确部门档案信息化的水平有多高，发现问题，解决问题，提高档案信息化水平，更好地完成档案信息化工作。
一、档案信息化影响因素
档案信息化的影响因素包括规划、基础设施、信息化软件、档案信息资源、技术人员、信息化标准、信息安全、信息化管理等因素，档案信息化各个影响因素相互联系、相互作用基础上的，各个因素的相互联系、相互作用，才能顺利地完成档案信息化工作。
其中，规划是档案信息化的指导，由主管领导到牵头，成立档案信息化领导小组，制定科学性、实用性和可操作性较强的详实计划，以及分阶段完成的任务，责任到人，并形成相应的文件规定，按照规划完成档案信息化建设工作。
信息基础设施主要指网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等用于信息化建设的设备。
信息化软件主要指档案信息化应用系统，如南京大学档案馆开发的南大之星软件和北京东方飞扬档案综合管理软件等。
档案信息资源主要指被测度机构实现档案信息化的档案信息资源，企业一般把信息资源分为文书档案和科技档案，而高校则是按照教育部27号令把档案分为十大类档案。
技术人员是指被测度机构从事技术操作、设备维护、编程技术等信息技术的人员，这些人员是档案信息化技术建设中不可或缺的人员。
档案信息化标准实际上是实施档案信息化工作的一系列规范，主要包括管理性、业务性和技术性规范。
信息安全是指硬件软件的缺陷、病毒侵害、人的恶意攻击、操作人员的无意失误等安全问题。信息化管理主要指信息化管理制度的制定，档案信息化工作会议的召开以及宣传工作的开展。
二、山西省档案信息化问卷调查及其分析
1、调查问卷的设计
根据档案信息化建设的影响因素，设计了档案信息化调查问卷，见表1。
表1档案信息化影响因素及其调查问卷
影响因素 |
调查问题 |
规划 |
你馆档案信息化建设是否成了领导小组？ 是 否 你馆档案信息化建设是否由主管领导牵头？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了成文的规划？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了分阶段完成的任务？是 否 你馆档案信息化建设是否责任到人？ 是 否 你馆档案信息化建设是否按照规划执行？ 是 否 你馆档案信息化建设规划是否具备一定的拓展性？ 是 否 |
基础设施 |
你馆档案信息化建设网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等是否齐全？ 是 否 |
信息化软件 |
你馆档案信息化建设是否购置了档案管理软件？ 是 否 你馆档案信息化建设购置的什么系统？ 是 否 你馆档案信息化建设软件购置了几个模块？ 是 否 你馆档案信息化建设软件是否具备检索功能？ 是 否 你馆档案信息化建设软件是否具备全文检索功能？ 是 否 |
档案信息资源 |
你馆档案信息化建设哪些档案信息资源进行了电子化？ 是 否 你馆档案信息化建设哪些档案信息资源可以进行检索？ 是 否 你馆档案信息化建设哪些档案信息资源都可以进行全文检索？是 否 |
技术人员 |
你馆档案信息化建设研究人员有几个？ 是 否 你馆档案信息化建设管理人员有几个？ 是 否 你馆档案信息化建设操作人员有几个？ 是 否 你馆档案信息化建设编程人员有几个？ 是 否 |
信息化标准 |
你馆档案信息化建设是否制定了管理性规范？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了业务性规范？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了技术性规范？ 是 否 |
信息安全 |
你馆档案信息化建设是否存在硬件软件的缺陷、病毒侵害、人的恶意攻击、操作人员的无意失误等安全问题？ 是 否 |
信息化管理 |
你馆档案信息化建设是否制定了信息化管理制度？ 是 否 你馆档案信息化建设是否做好了信息化宣传工作？ 是 否 你馆档案信息化建设是否经常召开信息化建设讨论会议？ 是 否 |
在调查问卷设计好之后，向山西大学档案馆、太原理工大学档案馆、中北大学档案馆、山西医科大学档案馆、太原科技大学档案馆做了调查，在调查实施时，如果选择“否”，则需要说明原因。问卷回收之后，经过统计，得出结论。
2、问卷调查结论
三、山西省档案信息化发展的可行性策略
参考文献
【1】吴铮，档案信息化的规划和组织管理，黑龙江史志，2013（20）：65
【2】档案信息化建设，http://jda.cq.gov.cn/jyky/jypx/wskt/23826.htm
【3】档案信息化的标准规范建设。http://www.docin.com/p-58050401.html
【4】何桂英，档案信息化的安全隐患及其对策分析，电脑与电信，2010（5）
【5】范伟琦，档案信息化应用系统建设中的信息过程安全伺题探析，黑龙江档案，2012（1）
【6】周珊珊，档案信息化建设组织管理问题探讨，黑龙江档案，2013（2）：91
调查问卷
本次调查是为了完成山西省社科联项目《山西档案信息化建设研究》（编号SSKLZDKT2013085），如果您选择了否，请说明情况。
影响因素 |
调查问题 |
规划 |
你馆档案信息化建设是否成了领导小组？ 是 否 你馆档案信息化建设是否由主管领导牵头？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了成文的规划？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了分阶段完成的任务？是 否 你馆档案信息化建设是否责任到人？ 是 否 你馆档案信息化建设是否按照规划执行？ 是 否 你馆档案信息化建设规划是否具备一定的拓展性？ 是 否 |
基础设施 |
你馆档案信息化建设网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等是否齐全？是 否 |
信息化软件 |
你馆档案信息化建设是否购置了档案管理软件？ 是 否 你馆档案信息化建设购置的什么系统？ 是 否 你馆档案信息化建设软件购置了几个模块？ 是 否 你馆档案信息化建设软件是否具备检索功能？ 是 否 你馆档案信息化建设软件是否具备全文检索功能？ 是 否 |
档案信息资源 |
你馆档案信息化建设哪些档案信息资源进行了电子化？是 否 你馆档案信息化建设哪些档案信息资源可以进行检索？是 否 你馆档案信息化建设哪些档案信息资源都可以进行全文检索？ 是 否 |
技术人员 |
你馆档案信息化建设研究人员有几个？ 是 否 你馆档案信息化建设管理人员有几个？ 是 否 你馆档案信息化建设操作人员有几个？ 是 否 你馆档案信息化建设编程人员有几个？ 是 否 |
信息化标准 |
你馆档案信息化建设是否制定了管理性规范？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了业务性规范？ 是 否 你馆档案信息化建设是否制定了技术性规范？ 是 否 |
信息安全 |
你馆档案信息化建设是否存在硬件软件的缺陷、病毒侵害、人的恶意攻击、操作人员的无意失误等安全问题？ 是 否 |
信息化管理 |
你馆档案信息化建设是否制定了信息化管理制度？ 是 否 你馆档案信息化建设是否做好了信息化宣传工作？ 是 否 你馆档案信息化建设是否经常召开信息化建设讨论会议？ 是 否 |
