李淑青

Abouton the position, thefunction and the concepts

of theArchives management of colleges and universities

Li Shuqing

(Taiyuan Institute of Technology, Taiyuan 030008,China)

[摘 要]：从图书馆、档案馆与博物馆的区别与联系来看，高校档案馆的定位应该是档案馆与博物馆的结合，应该注重开发实物档案，集合各类档案，发挥宣传与教育功能。从高校档案馆的定位看高校档案馆的功能，应该是历史功能、社会功能、教育功能、宣传功能。从高校档案馆的功能看高校档案馆的管理理念，应该是划分功能区，做好整体布局、满足档案馆的基本需求、体现档案馆的功能。

[关键词]:社会功能 教育功能 管理功能

Abstract: Thepositioning of University's archives should be combination of archives and museum. The development of physical archives, evaluation of archives, functions exploring which are historical features, social functions, educational and cultural functions should be built by function divided, whole planning, needs demanded, function explored.

Key words: social function educational function management function

一、从图书馆、档案馆、博物馆的区别与联系看高校档案馆的定位

在档案信息化日益发展、日益受到重视的今天，高校的功能发生了较大的变化，在过去人才培养、科学研究、服务社会三大功能基础上，又增加了文化功能。相应地，高校档案馆的定位、功能与理念也应该受到重新审视，管理者对于高校档案馆如何适应高等教育发展新形势才能有较好的认知。

如何定位高校档案馆呢？我们从功能和发展方向两个视角出发，从图书馆、档案馆与博物馆的区别与联系，来看高校档案馆的定位。

从功能上看，图书馆体现知识性，是高校师生为了完成教学任务和科研任务去学习和研究的场所，师生去图书馆接受服务，主要是为了满足教学和科研理论和实践上的需求；档案馆体现社会性，是为在校师生和已经走向社会的师生提供档案信息存储和服务的场所，师生去档案馆接受服务，主要是为了满足学习和工作中身份和事件证明性质的需求；博物馆体现文物性，是以实物形式再现历史的场所，师生去博物馆接受服务，主要是为了满足回顾历史的需求。

从发展方向来看，高校的图书馆、档案馆、博物馆有整合趋势。历史上三者是一体化过的，从秦汉以来逐渐分开，各自独立设置，目前又有整合趋势，特别是在高校有整合趋势。从高校特点来看，图书馆、档案馆每个高校都有，博物馆则不是每个高校没有，个别重点大学正在建立自己的博物馆。一般来说，档案馆收藏的实物档案实际上就是高校的文物，起着博物馆的作用。因此，高校档案馆的定位应该是档案馆与博物馆的结合，应该注重收集、存储、开发实物档案，集合各类档案，发挥宣传与教育功能。

二、从高校档案馆的定位看高校档案馆的功能

高校档案馆的功能是什么？应该是历史功能、社会功能、教育功能、宣传功能。

（1）历史功能

教育部27号令指出，高校档案是指高等院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案归档材料主要包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、财会、声像、实物等十方面内容，这些历史记录能够真实地反映高校建校以来的历史，包括学校历史上出现过的著名领导、著名教师、著名学生，以及学校发展过程中具有里程碑的历史事件资料、照片、字画、建筑物等档案资料。

（2）社会功能

高校档案馆不仅是保存、积累档案资料，更要利用档案的功能。利用档案不仅面向本校师生员工，为教学、科研和管理服务。它还应发挥为社会公众服务的社会功能，实现档案的社会价值。现在社会公众对高校档案信息需求日益增长。社会用人单位对应聘人员的学历学位审核，对外交流机构对自费出国留学人员的学历审核和成绩认定，高校科技成果信息的转化等都是社会公众渴望得到的信息财富。高校档案只有合理利用，满足社会需要才能发挥其社会服务功能。

（3）教育功能

从27号令来看，高校档案有别于企业档案，有自己独特的特点。企业档案一般划分为文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、实物档案，而高校档案却划分为十个类型，并且只有高校才有教学档案，因此，教学档案是高校档案存储的特色档案，教育功能就是高校档案馆的功能之一。高校档案馆理应组织人力资源，开发、利用、编研教学档案，服务教学。目前的高校开展档案编研工作，基本上与校史的编撰离不开关系，实际上高校开发档案的教育功能，完全可以从教学档案的编研着手，以目录、题录、文摘、索引等二次文献形式，开发教学档案。

（4）宣传功能

高校档案是一个学校的历史记忆，比如高校的校训，办学理念的形成，在高校档案中清晰记录了它们的产生发展形成的过程，体现一所高校的办学传统和精神风貌。通过电子阅览、举办展览等方式，高校可以利用档案回顾校史、校训的发展过程，重温学校有价值的任何活动，有利于塑造和宣传高校的形象，增强学生热爱学校的激情。从这个角度来看，高校档案就是高校发展的一面镜子，是高校产生并茁壮成长的历史见证人。发挥高校档案的宣传功能，将使社会更全面了解高校，促进高校教育发展，推进社会主义精神文明建设。

三、从高校档案馆的功能看高校档案馆的管理理念

（1）划分功能区，做好整体布局

现在高校档案馆应该是集库房、展览、借阅利用、咨询服务、报告厅、会议厅于一体，体现档案馆的社会性、文化性、时代性。只有这样，才能满足档案资料接收、收集、整理、保管和提供利用档案的功能要求。另外根据高校的特点构建能反映高校文化特色的档案馆藏结构。按照教学、科研、管理和综合信息四大块划分档案储存区域，然后每个部分按照不同子类别去整理编目，统计及保管。通过功能划分，使馆藏的每份文件、每张光盘、每件实物都有相对应的检索工具，做到简单快速调阅。

（2）满足档案馆的基本需求

高校档案馆是个全方位、宽领域的综合信息平台，为了能使馆藏资源丰富，满足高校的服务需求，档案馆要广开征集渠道，改变只停留在等、靠、要的传统观念去搜集资源，而是通过接受、征集、个人捐赠等多种方式将有收藏价值的档案收集起来。找准定位，努力挖掘档案资源信息,处理好“藏”与“用”的关系，提高档案信息服务的针对性和主动性。档案馆可在咨询服务、定题跟踪、情报检索等方面多做文章,随着网络技术的发展使科技查新、引文分析等服务项目得到有效开展,这样必然扩大读者的受益面,直接提高服务效果。

（3）体现档案馆的功能

高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校史馆、开办各种陈列展览、举办专题报告会、编写各种出版物来再现学校历史记忆、展现学校历史人文风貌，体现传承大学精神的文化传播功能。仅仅提供零散、孤立文件还远不能满足高校信息需求，对档案资源的科学整理和系统深层次的编研，才能更好发挥高校的文化资源优势，实现高校档案的社会价值。

现在高校档案馆作为大学记忆的保管员，不仅定位在是保存历史资料的场所，更是提供高校档案信息满足社会服务的文化事业机构。要以信息共享为服务理念，一方面围绕学校中心工作为教学科研服务，另外更要充分利用资源积极参与地方经济社会发展建设，真正实现传承大学精神，为社会服务的功能。

总的来说，从图书馆、档案馆与博物馆的区别与联系来看，高校档案馆的定位应该是档案馆与博物馆的结合，应该注重开发实物档案，集合各类档案，发挥宣传与教育功能。从高校档案馆的定位看高校档案馆的功能，应该是历史功能、社会功能、教育功能、宣传功能。从高校档案馆的功能看高校档案馆的管理理念，应该是划分功能区，做好整体布局、满足档案馆的基本需求、体现档案馆的功能。

参考文献：

[1]兰家友.简论档案馆的社会功能及其实现[J].科技信息，2009（4）：458

[2]林慕婵.论新时期高校档案馆功能建设[J].广东农业科学2010(8):383-384

[3]王英玮、尹美京.现代档案馆功能建设与完善的思考[J].北京档案, 2008(3)