太原工业学院70年校庆档案归档方案

2024年9月28日，太原工业学院将迎来70年校庆。按照太工党发[2023]61号文件精神，制定《太原工业学院70年校庆档案归档方案》。

一、归档范围

校庆档案即学校在校庆工作、活动中形成的具有保存价值的档案，包括文字、图表、声像、实物等传统载体和音频、视频材料。

材料的归档范围主要包括：

1、通知材料：如公告、启事、方案、通知、会议日程等。

2、讲话材料：如上级领导、学校领导、重要来宾在筹备会、动员会、庆典大会等重要会议上的讲话。

3、信函材料：邀请函、贺词、贺信等。

4、捐赠材料：捐赠者、捐赠事件、捐赠内容、捐赠说明等。

5、合作材料：校庆活动中签订的合同、协定、协议书等。

6、报道材料：报纸、网络等新闻媒体发布的校庆宣传报道。

7、声像材料：校庆活动宣传片、宣传册、画册、庆典大会、文艺演出等。

8、实物档案：包括请柬、出席证、标识物、纪念品、礼品等。

9、记忆材料：校史、校友回忆录等。

10、校史馆建设材类：校史馆建设情况及相关资料等。

11、其他有保存价值的材料。

二、归档要求

1、校庆办和各职能部门、各系部应当指派专职人员，负责校庆档案的登记、接收、整理等工作，在校庆之后移交档案馆。

2、材料收集要做到齐全规范，数据信息准确详实，声像资料清晰完整。

3、所有文字材料均应为原件。

4、非纸质版校庆档案归档之时，应当注明档案形成时间、场所、涉及主要人物、活动内容等信息。

5、不能移交档案馆的档案，校庆办、各职能部门、各系部应当登记在册，妥善保管，并以复制、拍照等方式移交档案馆。

6、归档时间：2024年12月底之前移交档案馆。

三、归档方式

本着“谁形成、谁归档”的原则，归档校庆档案。

1、校庆办直接归档。校庆办负责组织、安排、实施的归档范围规定的各类档案，由校庆办负责归档，

2、各部门直接归档。各职能部门负责组织、安排、实施的归档范围规定的各类档案，由各职能部门负责归档。

3、各系部直接归档。各系部负责组织、安排、实施的归档范围规定的各类档案，由各系部负责归档。

四、联系方式

联系人：杨莎莎  赵海涛

联系方式：0351-3566617 0351-3566052

档案馆

2024年3月