一、预立卷

1.学院各系、部、处、所、馆、中心、工会团委和直属部门均为立卷部门。

2.各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类目(类目名称见《太原工业学院档案立卷部门、归档范围和保管期限表》)。

3.各立卷部门要随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。

二、立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的，由党办、院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

3.党委和学院召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和学院的名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

4.院内各单位向党委、学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由院办或党办立卷归档；如果原件在报文单位，则由报文单位立卷归档。

5.两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

三、整理组卷(立卷)

1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的兼职档案员负责将积累的文件材料整理组卷后向档案馆移交。

2.在平时积累归档基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料(参见《太原工业学院档案归档范围的确定》)。

3.将文件按年度或问题进行立卷分类。

(1)分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

如：

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复，归入批复年度。

跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。

法规性文件，归入公布和批准年度。

按学年处理的文件，归入专门年度。

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

成绩、优秀论文分别归入毕业年度和授予学位年度。

(2)分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。

4.以问题为主进行立卷组合。

如：

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

统计、报表、名册等，按照名称组合。

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。

工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。

简报按名称或期号组合。

科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷，如有若干卷可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷后放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。

5.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如：

批复在前，请示、报告在后。

上级通知在前，上报材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

结论性材料在前，依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。

6.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式的样子折叠。

7.编页号。

成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷(如蓝图、底图)的文件材料编件号。

(1)卷内目录、备考表均不编页号。

(2)卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

(3)页号应用兰色或黑色笔编写或号码机敲出，起始号为1。

(4)页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。

(5)同一问题的文件组卷后不得超过200页。

8.填写卷内文件目录。

卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或用计算机打印。

(1)序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号。

(2)文号：文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如：“国发[1995]1号”。其年“[1995]”不得简写成“(95)”。

(3)责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

(4)题名：即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加“[]”号，如会议记录应当概括出主要内容。

(5)日期：文件的形成时间，例：1994．10．10。

(6)页次：卷内每份文件起始之页的编号。最后一份文件应填起止页号。

9.填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

(2)立卷人：由组成本卷的兼职档案员签名。

(3)检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

(4)立卷时间：填写立卷的时间。

10.书写封面。

(1)归档单位：立卷单位的全称。

(2)案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者(不得简称本院、上级)、内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“X X X文件材料”；除一般函件外，不得用“X XX来往文书”。案卷标题不超过50个汉字。

(3)卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

(4)保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限(永久、长期、短期)。

(5)密级：有保密要求的要填写密级。

11.装订。

(1)装订之前，先检查文件是否按16开或A4规格大小形成，如不是则需裁切、贴边、折边成16开或A4规格。

(2)采用三孔一线左装订法，孔距8cm，侧距1．5cm，一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

四、归档验收

1.归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

2.移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

3.归档时间：党、政及管理类档案应在次年6月底前归档。教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。科研、基建、设备、出版物、优秀论文在鉴定、竣工、引进、出版和授予学位后的三个月内归档。财会档案在会计年度终了后，由财务处保管2年，期满后在次年6月底前归档。