欢迎来到太原工业学院档案馆！
立卷部门：党 办
分类号
序号
归 档 范 围
保管期限
备 注
DQ11
1
本院党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头
永久
会、总支书记会、常委中心组会议记录、纪要、
决议及会议讨论的文件
2
以党委名义召开的工作会议材料
3
党委办公会议记录
4
党委工作计划、报告、总结
5
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报
6
院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形
长期
成的文件材料
7
党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召
开会议发言稿
8
党委工作简报
9
党委大事记
10
党群系统使用印章和销毁印章的文件
11
党群系统重要统计材料
12
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、
报告
13
党委各部、委、各总支报党委的请示及批复
14
党委保密、秘书工作的有关文件
15
重要的群众来信来访及处理材料
16
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
17
党委干部任免报告、批复、通知
18
其他
19
上级党组织有关党的建设的文件材料
SX11-2
上级领导来院照片及说明
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：纪检委、监察室
DQ12
本院纪检、监察工作的规章制度
本院纪检、监察工作计划、总结、报告、批复
纪检、监察工作会议记录及召开的主要会议记
录、纪要
年度信访、案件查处统计报表
违纪案件的调查材料、批复、处理报告
群众来信来访及处理意见
短期
上级有关纪检、监察工作的文件
立卷部门：组织部
DQ13
组织部会议记录及召开的重要会议记录
本院组织工作计划、总结、报告、决定
本院干部任免的请示、报告与批复
本院各总支干部改选的请示、报告与批复
本院党员名册
发展新党员、预备党员转正名册
表彰先进党支部、优秀党员文件材料、照片
永久（省级）
长期（校极）
SX11-4
（附文字说明）
出国人员保留党籍的报告、请示、批复
本院离退休干部审批表
上级关于组织工作指示、决定、通知、简报
党代会材料
a)
大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总
SX11-6
结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、
大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；
侯选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选
举结果和上级批复等
b)
提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映
记录、小组会议记录等
c)
参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、
列席证及选票式样
立卷部门：宣传部
DQ14
本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
宣传部会议记录及召开重要的会议记录、纪要
教职工政治思想动态及调查材料
理论学习的决定、通知、计划、总结
SX11-3
反映本院重大活动照片（附文字说明）
SX12/SX13
反映本院重大活动的录音带、录像带（附文字说明）
上级领导来院照片（附文字说明）
中外专家来院照片（附文字说明）
本院模范人物、专家学者照片（附文字说明）
重要人物来访时录音、录像及文字材料
CB12
《太原工业学院》周报编辑工作计划、报告、总结、请示与批复、合订本
上级关于宣传工作的文件
本院统战工作计划、决定、报告、通知和总结
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
本院各级人大代表、政协委员名单及审批材料
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
组织各界人士活动的材料、照片
上级关于统战工作计划的文件
立卷部门：工 会
DQ15
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、
请示与批复
工会工作规章制度
教职工代表大会的有关文件（通知、名单、工
作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况
介绍、选举结果及上级批复等文件
表彰工会先进集体个人的材料、名单
本院会员名册、基层工会干部名册、工会组织
机构情况表
工会工作各类统计报表
本院教职工发放各种荣誉材料人员名单及照片
上级有关工会工作的文件
CK12
工会经费决算报表
立卷部门：团委
DQ16
本院团代会、学代会的文件（通知、名单、工
介绍、选举结果及上级批复）
团委工作计划、报告、批复、总结及各项制度
表彰和奖励先进团干部、优秀团员的材料
团员处分和撤消处分决定的材料
团委牵头组织进行的重大活动的有关材料、照
片（附文字说明）
学生会的有关材料
长或短
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
上级关于团的工作文件
立卷部门：院 办
XZ11
全院性的规章制度
学院年度、学期工作计划、报告、总结
院长办公会、记录、纪要
全院性的工作会议、座谈会文件
院领导在全院性的大会上的重要讲话稿和参加
院外会议发言稿
本院教育事业规划、计划及上级批复
本院向上级的请示及批复
永或长
本院各单位的请示及学院的批复（分类立卷）
学年报表及综合统计报表
有关全院性工作的调查材料和经验总结
本院启用、销毁印章、印模的文件材料
本院历史沿革、情况介绍
本院大事记、简报、信息、动态、年鉴等
有关院级机构设立、撤消、人员组成名单
院史工作材料
院长召开的各种专业性会议、座谈会、汇报会
记录、决定
上级领导来院视察工作或外事接待过程中领导
照片、磁带
的讲稿、记录（录音磁带、照片、附文字说明）
入SX类
上级召开的会议材料
a）
本院领导、会议的发言稿
会议报告、总结、决议等文件
会议简报、参考材料
本院与上级有关领导、著名人士的来函、电等
20
本院体制改革各项重要的规定、报告
21
校友会工作计划、总结、校友名册及重要活动
22
本院与国外学校等单位签定的合同、协议书
23
本院与国内学校等单位签定的合同、协议书
24
校庆活动材料
重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题
词和著名人士活动情况及有关文件、总结学术
报告会材料及照片（附上文字说明）
各种邀请书、贺电、贺信、重要领导题词
各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料
25
选举人民代表工作的计划、总结、结果
26
上级机关对学院整体评估检查的通知规定、本
院自评报告及上级的评估结论
27
28
上级有关高校行政管理的综合性文件
29
上级关于外事工作的文件材料
30
学院外事工作规章制度、计划、总结
31
外事工作统计报表等
32
外事工作会议材料
33
出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文
34
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
35
外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件
材料
36
外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的
讲稿、教材等材料
37
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、
备忘录
38
本院完成的国际合作项目、成果等材料
39
本院参加和举办的国际学术会议的计划、总结、
申请报告、批复
40
本院与国外单位合作科研的报告、协议书
41
双方互赠的礼品、纪念品
立卷部门：人事处
XZ12
本院人事工作的规章制度
人事工作计划、总结、会议记录
关于机构编制规划、计划报告及上级批复
本院机构设置、人员任免的请示、批复
本院人事管理改革的有关规定
表彰与奖励先进集体、个人的材料
教职工处分、处理材料
本院人事统计报表
本院教职工名册
教职工评定、聘任专业技术职称的批复及材料
本院调入教职工材料
本院调出教职工材料
留校及分配来院工作的研究生、本科生、专科
生的报告、报到证、合同书及有关材料
分配来院的复员、转业军人名单及报到证等
教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有
关材料
有关工资奖励的规定、办法和名单
教职工工资调整材料、名册
享受特殊津贴人员名单及有关材料
本院教职工致残、死亡、抚恤工作材料
教职工福利工作的文件材料
上级与本院关于教职工退休工作的文件、报告、
教职工离退休有关荣誉证书授予工作的材料
教职工退休审批表
上级有关人事工作的文件
立卷部门：审计处
XZ13
本院审计工作方面的规章制度
审计工作计划、总结、请示及上级批复
审计工作统计工作年报及重要报表
有关财务物价税收大检查的材料
财务决算审计报告
上级部门对我院审计的情况及有关材料
审计处对院属各单位的审计报告
上级有关审计工作的文件
立卷部门：保卫处
XZ14
本院公安保卫工作方面的规章制度
本院公安保卫工作计划、总结、报告、批复、
统计报表
本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材
料及上级的批复、判决书
本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上
级批复
治安、消防、政保、户政等业务工作情况检查
上级部门给予保卫部或个人立功、表彰的材料
武装部工作计划、总结、会议记录、各项规章
制度
武装部工作统计年报及重要报表
复员转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）
拥军优属活动的有关材料
枪械、弹药、库房的管理办法
上级有关公安保卫工作的文件
立卷部门：图书馆、档案馆
XZ15
图书工作规章制度
图书工作计划、报告、总结、请示与批复
本院调拨图书、论文的请示、批复、函件
图书馆书刊订购、馆藏、流通等统计报表
上级有关图书工作的文件
档案工作规章制度
档案工作计划、总结、报告、请示与批复
档案工作统计表
档案编研材料
分管档案领导及兼职档案员名单
档案管理考评定级工作的办法、自评报告、评
估结论
上级有关档案工作的文件
立卷部门：后勤保障处
XZ16
后勤工作计划、总结、请示及批复
后勤工作规章制度及会议记录
关于学院地界、产权的凭证材料
上级有关房地产工作的文件
院房地产工作计划、总结、请示及上级批复
院房地产各种会议记录
院房地产各类统计表
房产科制定的各项办法、规定、条例等
房产科与院内外单位个人签订的购房、集资合
同、协议、发放产权证存根
各次分房正式定稿及最后落实结果
另行分房的本人报告、职能部门与领导批示及
最后落实情况（包括领导特批）
学院各类房产的土地证
房屋管理、调整分配使用、转移等规定、总结
房屋分配办法、方案、名单等材料
每次分房房源清单
一般房屋产权、租赁协议、改建房屋宿舍教育
管理及各项费用的规定、通知
校园绿化工作的有关文件材料
后勤工作各类统计报表
上级有关后勤工作的文件
院医院管理的各种制度、规定、办法、机构设置
院医院的工作计划、总结、每年体检的总结
院医院与各单位签订的协议、合同
独生子女审批表
上级下发的有关公费医疗、医药管理等方面的
文件
立卷部门：离退休处
XZ17
离退休处工作计划、总结、各类统计表
离退休处的各类请示、报告、批复
离退休处组织的各类活动的材料（照片）
上级关于离退休干部工作方面的文件
立卷部门：系、部
本单位计划、规划、总结
SX12
重要人物来访、讲学的照片、录音、录像带（
附文字说明）
SX11-1
毕业生集体照
JX11
上级关于公共课的有关文件
工作计划、总结、报告
工作规章、制度
体育课教学大纲及执行情况
院各届运动会材料及获奖队员名单
参加院外各项重大比赛的获奖队员名单及成绩
册（附奖状照片）
体育科研计划、总结及科研成果材料
公共教学、科研活动中形成的重要材料
立卷部门：教务处
一、综合
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面
的指示规定及办法
本院关于教学管理工作的规章制度
本院关于教学工作的计划、总结
关于教学检查、评估的文件材料及报告
我院关于教学检查评估的自评材料及评估结论
关于联合办学、办班的协议书
教学奖励评定办法
教学奖励金获奖名单及申报材料
本院“教育研究、教学改革优秀奖”评奖办法
及获奖名单
全国高校优秀教学成果奖励工作的评奖办法及
获奖名单
教育研究奖励申报与评审材料
获奖教育研究论文
上级有关学位工作文件材料
本院学位评定条例、办法及计划、总结
颁发毕业证书、学位证书验印名册
补发毕业证书学历证书审批材料
上级下达的有关教学工作的文件材料
JX12
二、学科建设
学科、专业论证、评估、申报、审批材料
本院新增专业申报材料与上级批复
本院调整专业名称及学制的报告及上级批复
关于专业教学指导委员会的文件材料
关于制定本、专科专业目录的文件材料
专业设置计划、总结报告材料
学科、专业建设的统计报表
专业评估办法、自评报告、评估结论
上级有关专业设置学科建设的文件材料
JX13
三、教学管理与教学实践
重点课程建设基金申请书及名单
重点课程建设开题报告、验收报告
重点课程验收及总结报告
上级和我院关于教学实习的文件材料
本院关于教学实习的规定
实习基地协议书
教学计划、教学大纲
课程表
教学实施计划
本、专科生课程名称
重点课程建设办法
本科生优秀学士学位论文
JX14
四、招 生
我院有关招生工作的规章制度
上级关于编报高校招生计划的通知和我院的上
报材料
上级关于填报高校招生考试科目组的通知及我
院的上报材料
本院本、专科生招生计划
本、专科新生录取审批表，专升本审批表
招生简章
招生工作计划总结
上级关于招生工作的文件材料
JX15
五、学籍管理
毕业生名册，学位名册
学籍变更材料—专科升本科
学籍卡（成绩单）
上级关于学籍管理的文件材料
立卷部门：学生处
JX16
上级有关学生思想政治工作的文件
本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
学生思想政治工作计划、报告、总结
学生思想政治工作典型调查材料和统计材料
关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
本院学生人民奖学金发放名单
本院学生获各类奖学金评审材料及获奖名单
学生困难补助名单及领款单
学生违纪处分材料—记过、留校查看
学生违纪处分材料—警告、严重警告
学生违纪处分材料—开除学籍、勒令退学
关于解除学生违纪处分的决定
上级有关毕业分配的文件材料
毕业生工作计划、总结
毕业生供需统计、计划、合同
本专科毕业生名单、派遣名册
本专科毕业生分配报到证存根
优秀毕业生名单
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
毕业班集体照（附对应名单）
立卷部门：继续教育部
JX17
上级关于函授、夜大工作的规定、通知
本院关于函授、夜大工作的规定、通知、制
度和办法
本院关于函授、夜大工作计划总结、请示、
与批复
新生录取名册
与院内外单位及个人签订的各种合同、协议
关于函授、夜大学教学检查、评估的通知自评
报告、评估结论材料
各专业毕业生成绩总表、个人总表
单科生名单及成绩
毕业班照片（附对应姓名）
立卷部门：科技处
KY11
上级有关科研工作的文件及我院的上报材料
本院科研工作的规章制度
科技处工作计划、总结
关于科研机构设置的请示、批复
上级下达的科研计划、任务
本院上报的科研计划、总结
本院科研成果登记表及重大科研项目执行情况
本院科研成果汇编及受奖情况、统计年报
本院获专利项目的名册、统计材料
本院召开科技工作会议的文件材料
本院评选先进科技工作者的文件材料
上级下达的科研三项费用及世界银行贷款项目
本院申报科学基金的报告及上级批复
本院教师参加国内各类学会、协会的文件材料
本院与各省市签定的科技协议及执行情况
二、科研项目
KY12
课题申请书
科研项目计划任务书、合同、立项批复
项目经费拨款通知单和课题经费预决算材料
课题研究计划、执行情况、计划调整报告
结题报告
KY13
三、合同
承接项目申报表
技术开发、技术咨询、技术转让、技术服务合
同
KY14
四、成果鉴定
鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定
意见）
鉴定证书或专家评审意见
推荐书
现场测试报告、用户使用报告、经济效益证明
科研成果登记表
科研成果报告表
科研成果奖励申报与审批材料
科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件
或影印件
成果转让合同、协议书
推广应用效益证明
成果宣传报导材料
研究报告、研制报告、论文专著
工艺技术报告、技术诀窍报告、用户使用报告
重要的实验测试、观测、调查、考察的各种原
始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材
料）
数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序
设计说明、框图、计算结果）
设计的说明和图纸
和成果配套的录音带、录像带、幻灯片、影片
拷贝等
KY15
五、国际合作与会议
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
本院教师参加国外各类学术、协会的通知、函电
CK13
科研明细帐
15年
立卷部门：工程训练中心
KY16
一、资产管理
院办产业管理的规章制度
院办产业工作计划、报告、总结
关于成立公司的请示报告、批复章程及企业法
人营业执照（影印件）
产业管理的各种统计报表
上级关于院办产业的文件材料
二、产品综合
产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批
示
产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统
计报表
三、产品或开发项目
产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录
生产定型报告及批复
立卷部门：规划处
JJ11
一、基建综合
基建工作规章制度
基建工作计划、总结、报告、简报
基建工作总体规划
基建工作年度（季度）总结统计报表
基建工程财务预、决算
固定资产投资统计年、月报表
征用土地的规定、请示与批复、合同、协议书
全院总体规划、设计总平面图
水、电、气管道分布图（含旧房改革）
地质勘探地形测量材料
技术鉴定材料
上级有关基建工作的文件
JJ12
二、基建项目
项目建议书及上级批复
设计任务书及计划任务书
太原市建筑工程执照（附申照图）
太原市建筑设计防火审核送审单、通知单
太原市卫生防疫站基本建设设计、卫生审核送审
单、通知单
环境保护三同时审核送审单、通知单
建筑工程开工报告、竣工报告
工程地质勘察报告
项目申请、调整投资的请示批复
建筑设计、建筑施工招标材料（招标书、投标
书、标底、评标结果中标协议）
建筑设计合同
建筑施工承包合同、分工施工承包合同
本工程征用土地批准文件及红线图、拆迁、补
偿协议书
会议纪要（技术交底、图纸会审）
工程概算、预算、决算材料
地质测绘图
技术勘探图
扩初图
设计计算书及说明书
施工管理材料—计划管理文件材料
施工管理材料—安全质量管理文件材料
施工管理材料—材料管理文件材料
施工管理材料—技术管理文件材料
施工管理材料—施工日记
全套竣工图
竣工验收申请报告及批复
各单项验收记录（包括消防、卫生、环保、劳
动保护、档案验收）
项目竣工验收会议决议文件
建筑照片等声像材料
工程设计、工程施工评价材料及获奖材料
基建改造工程的合同及全套图纸
立卷部门：资产与实验室管理处
SB11
一、设备综合
本院仪器、设备管理的规章制度
设备工作计划、报告、总结、调查材料
本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方
案
本院仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨
报告和批复
世界银行贷款项目、设备审核报告、上报材料
综合年度统计报表
上级统配物资、设备的申请计划、材料汇总、
核算表
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文
件
SB12
二、仪器设备项目（5万元以上）
申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记
录等）
上级或主管领导的批复和准购批示
定购合同
进口设备过程中有关的技术商务文件
开箱记录及装箱单
安装、调试记录、双方签字移交文件、保修单
验收报告及文件材料
索赔来往函件及结果文件
设备履历书
与设备共存
重大事故的调查分析及处理意见
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
设备订货卡片
设备到货验收、报告单
引进设备外汇使用记录单
限制设备进口许可证
申请设备报价单
随设备进来的全套文件和资料图纸（由使用单
位保管）
随机设备全套文件的资料图片目录
立卷部门：教育教学评建处
CB11
一、综 合
上级召开的编辑出版工作会议文件
本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、
简报和重要会议记录
本院编辑出版工作规章制度、统计报表
出版社的执照、许可证等影印件
获奖书目及有关材料
有关出版社工作的请示、批复、汇报材料
上级检查工作的评语及本部门工作汇报
上级有关编辑出版工作的文件
二、报刊、期刊、书刊
编辑出版合同、协议书
出版请示和批复
书刊奖励申报与评审材料及获奖材料（奖状、
奖章、证书）影印件
期刊、书刊样书
立卷部门：财务处
CK11
上级下达各项经费指标的通知文件
本院财务管理工作计划、总结、请示、批复
本院有关财务管理方面的规章制度
学院基金管理工作的文件
有关财务管理方面的其他文件材料
财务处和其他单位签订的各种合同、协议书
会计移交清册
财会档案移交保管清册
财会档案销毁清册
上级有关财务会计工作的文件及复函
二、会计报表
财务年度预算、决算报表及有关文件
财务处下达给各单位的包干经费额度
年度以上各种统计报表
季度以下各类报表
5年
三、会计帐簿
世界银行贷款、外汇使用帐簿
总帐
预算内帐簿
预算外帐簿
学院专项基金帐簿
学院专项基金、银行存款记帐
25年
学院专项其他记帐
固定资产明细帐
固定资产报废清理后保管5年
公积金存储明细帐
CK14
四、会计凭证
涉及外事的会计凭证
预算内各种原始凭证、记帐凭证
预算外各种原始凭证、记帐凭证
学院基金各种原始凭证、记帐凭证
银行存款余额调节表
会计拨款凭证及其他会计凭证
银行对外帐单
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
五、工资清册
CK15
工资发放名册、卡片
工资发放汇总表
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