一、编制说明
(一)为适应我院档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我院实际情况，制定本方案。
(二)以我院全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域，记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类。本院档案划定为：党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、财会、声像、实物等10个一级类目。
(三)本院档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。标识到文件级的，要在案卷号后面加件号。对于科研、基建、设备项目等专业成套性档案，在分类号后加项目号。全宗号、年度号、分类号、项目号、案卷号之间用连接号“一"连接。
1、年度号由四位阿拉伯数字组成。
2、分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二级类目的标识符组成。
一级类目的标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符：DQ，行政类标识符：XZ……
二级类目的标识符号采用双位制编码(用阿拉伯数字表示)，各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依顺序层累。
3、案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内，对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1一n标识。
其基本模式如下：
2006DQ13—1～n
案卷号
党群类档案二级类目代号
党群类档案一级类目代号
年度号
(四)、本院档号模式属分段开放编号方法，可根据各类档案案卷数量和保管条件，既可按类目一年度纵向排列，也可按年度一类目横向排列。
二、主表
DQ 党群
11 党务综合
党办、党代会、总支、直属支部综合材料
12 纪检、监察
13 组织
党校、任免、表彰
14 宣传教育
统战材料（民主党派材料）
15 工会工作
妇女工作、教职工代表大会材料
16团委工作
学生社团材料
XZ 行政
11 综合
校办、校友会、学校评估、校史工作和部、系、所等单位综合材料
12 人事
13 审计
14 保卫、武装
15 档案、图书
16 后勤
房地产、医疗卫生、计划生育材料
17 离退休
JX 教学
11 综合
教育研究、获奖材料、教学评估、教学管理与教学实践
12 学科与实验室建设
专业设置
13 课堂
教学大纲、教学计划、课表
14 招生工作
15 学籍管理
16 学位与毕业生工作
17 教学研究
KY 科学研究
11 综合
12 科研项目
合同、成果鉴定
JJ基本建设
11 综合
12 项目建设
SB仪器设备
11 综合
设备合同
12 仪器设备
CB 出版
11综合
12 报刊
13 期刊
CK 财会
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
SX 声像
11 学院综合
1 毕业班集体照
2 上级领导来校视察
3 学院活动
讲演、答辩、培训、竞赛
4 节日庆祝、表彰先进
5 运动会、文艺演出
6 党代会、教代会、团代会
7 学院历届领导个人照、集体照
12 录音带
13 录像带
14 光盘
SW 实物
11 题词
12 荣誉证书、牌匾、锦旗、奖杯、奖状
13 图书、资料
14 印模
15 礼品
三、档号模式与排架方式
(一)档号模式
案卷级： 年度号+分类号+案卷号
2006JX12—1～n
案卷号
教学档案二级类目代号
教学档案一级类目代号
年度号
2006CK13—1～n
案卷号
财会档案二级类目代号
财会档案一级类目代号
年度号
2006JJ12—1～n—1～n
基建档案二级类目代号
基建档案一级类目代号
年度号
(二)排架
按年度、类目横向排列
例： 2006XZ11—1～n
2006XZ12—1～n
2006XZ13—1～n
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2006XZ17—1～n
