一、分管档案工作院领导职责

1.组织全院性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2.加强对学院档案工作的领导，将档案工作纳入学院的整体发展规划，列入学院议事日程，督促分管部门按上级和学院档案部门要求做好应做的工作。

3.关心档案工作和档案馆的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与学院各项工作协调发展。

二、档案工作委员会职责

1.领导全院档案工作，协调档案工作与学院其他工作的关系。

2.对各部门档案工作进行监督、检查、考核与奖励。

3.研究决定学院档案工作重大事宜。

三、分管档案工作的各部门领导职责

1.配备具有较好政治、业务素质的兼职档案人员，并保持相对稳定。

2.将档案工作纳入本单位的议事日程(每学期研究一次档案工作)，帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难。

3.组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案工作的规章制度及《太原工业学院档案管理办法》。

4.疏通渠道，严格制度，督促各科室有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的立卷归档工作。

5.协同档案馆，监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6.负责检查本单位兼职档案人员履行档案岗位职责的情况。

7.成立档案分室的部门要按档案保管的要求给分室添置必要的档案装具及装订用具。

四、档案馆职责

档案馆是集中统一管理全院各种载体档案的综合管理机构，其职责范围如下：

1．贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策、指示、规定和交办的档案工作。

2．规划制订学院档案工作计划以及档案工作的规章制度，并组织实施。

3．负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各类档案及有关材料。

4．负责各类档案的分类、装订、编号、排架、编目工作，档案库房的防光、防霉、防盗、防火和卫生，保证档案的安全。

5．建立健全全院档案工作网络，负责指导、检查各部门立卷、归档工作，培训全院专（兼）职档案工作人员。

6.负责编制检索工具，编辑档案参考资料及文献，积极开发档案信息资源，为学院的教学、科研、管理等各项工作提供档案利用工作。

7.开展档案宣传工作和档案利用教育活动。

8.开展档案学术研究和交流活动。

9.负责学院档案管理现代化的实施工作。

五、档案馆工作人员职责

1、接受全院的各类档案，指导、监督、检查、协助各部门兼职档案员做好文件材料的形成、积累和预立卷归档工作。按规定的程序和要求进行质量与数量检查，办好移交手续，完成立卷归档工作。

2、根据不同种类文件材料形成的特征进行整理数据录入，制定案卷类目，合理分类存放。归档案卷做到组卷合理，页号准确，编目清楚，案卷标题简明扼要。

3、编制各类档案的检索工具，做到账、物相符，完成入库档案的鉴定、统计等工作。

4、做好档案利用工作。

5、遵守保密规定，维护档案安全。做好档案库房“八防”工作。

六、各立卷部门兼职档案人员职责

1.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2.坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

3.归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

4.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5.主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。

6.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。