太原工业学院系部档案分类方法

档案馆

2023年3月9日

一、编制说明

（一）档案馆一般不接收系部移交的本科教学档案、科研档案档案、党群档案等档案。

（二）系部因合并、停办等各种原因停止运作，或者停止专业招生，可以将相关档案移交档案馆。

（三）为适应我院系部档案管理需要，实现档案管理的标准化和规范化，制定本方法。

（四）本方法制定的依据是《高等学校档案实体分类法》、《太原工业学院档案实体分类方案》、《太原工业学院档案征集办法》、《太原工业学院档案归档范围及归档材料的补充规定》。

（五）按照《太原工业学院档案征集办法》，征集系部档案包括规划、计划资料、教研资料、实验、实习、实训资料、教材、教授资料等档案。

（六）结合已经征集的系部档案实际情况，将系部档案划分为教学档案，科研档案、党建档案、学生工作档案四大类。教学档案细分为计划与规划、教学资料、实验与实习资料，考试试卷。科研档案细分为纵向课题、横向课题、校内课题。

二、体系结构

（一）类目的设置

类目的设置分为一级类目和二级类目，一级类目为教学档案，科研档案、党建档案、学生工作档案。教学档案二级类目为计划与规划、教学资料、实验与实习资料，考试试卷。科研档案二级类目为纵向课题、横向课题、校内课题。党建档案、学生工作档案不设二级类目。

系部档案类目设置

一级类目	二级类目
教学档案	计划与规划、教学资料、实验与实习资料，考试试卷
科研档案	纵向课题、横向课题、校内课题
党建档案
学生工作档案

（二）类目的标识

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“JX”即“Jiao Xue”（教学）的简称。

二级类目的标识，依次类目顺序，用数依次标识。

系部档案类目标识

一级类目标识	二级类目标识
教学档案 （JX）	计划与规划（1）、教学资料（2）、实验与实习资料（3），考试试卷（4）
科研档案（KY）	纵向课题（1）、横向课题（2）、校内课题（3）
党建档案（DJ）
学生工作档案（XS）

三、档号结构、模式和标识

（一）档号结构

1、档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

2、年度号由四位阿拉伯数字组成。

3、分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成

4、案卷号为年度号和分类号之下的顺序号

5、系部档案不细分到件，档号结构不包括案件号。

（二）档号模式

档号模式为：年度号十分类号十案卷号

（三）档号标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“一”连结。例如：2019年教学档案包含的考试试卷第一卷，可标为：2019一JX4一1。