一、确定的原则

1.归档的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档的文件材料必须反映学院各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

二、归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、财会、声像、实物等十个系统的内容，具体范围见《太原工业学院档案立卷部门、归档范围和保管期限表》。

2.归档的重点以本院形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性综合性文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。

三、不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2.上级机关发来供工作参考的抄件；

3.上级机关征求意见未定稿的文件；

4.重份文件；

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件；

6.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

7.无正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

9.学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

10.本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料；

11.为参考目的从各方面收集的文件材料；

12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；

13.未生效的合同、协议、单据。

(以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存)。