目 录
太原工业学院档案管理办法………………………………………………
太原工业学院档案实体分类方案…………………………………………
太原工业学院档案归档范围的确定………………………………………
太原工业学院各类文件材料的部门立卷和归档流程……………………
太原工业学院档案立卷部门、归档范围和保管期限表…………………
太原工业学院档案工作岗位责任制………………………………………
太原工业学院档案保密制度………………………………………………
太原工业学院档案库房管理制度…………………………………………
太原工业学院档案馆消防管理制度………………………………………
太原工业学院档案查借阅制度……………………………………………
太原工业学院档案统计制度………………………………………………
附录一 中华人民共和国档案法.…………………………………………
附录二 中华人民共和国教育部令第27号.……………………………
附录三 普通高等学校档案管理办法.……………………………………
太原工业学院档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强对学院档案工作的领导，提高各类档案的管理水平，有效地保护和利用档案，为学院各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法规，结合学院实际，制定本办法。
第二条太原工业学院档案是指建校以来学院在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的历史记录材料，它是党和国家的宝贵财富，由学院档案馆集中统一保管。
第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学院各项工作的组成部分，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院应把档案工作纳入总体发展规划，纳入议事日程，纳入教学、科研和行政管理人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 档案馆必须严格执行国家、学院保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按规定搞好对外开放。
第二章 领导体制和机构设置
第五条 学院由一位副院长分管档案工作，由档案工作委员会指导档案工作。各单位应有一位负责人分管本部门的档案工作，并设有专(兼)职档案工作人员。
第六条 档案馆是学院行政机构之一，它既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本院档案的业务机构。负责全院各类档案的接收、管理和利用工作。
第七条 档案馆的主要职责：
(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，完成上级主管部门和学院下达的有关档案业务工作。
(二)制定本院关于档案工作的规章制度，规划、协调全院档案工作，并负责监督、指导和检查执行情况。
(三)开展档案宣传工作和利用者教育活动。
(四)加强档案工作的标准化、规范化建设，提高现代化管理水平。
(五)负责组织全院兼职档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作。
(六)负责接收(征集)、整理、分类、统计和保管全院各类档案及有关资料。
(七)严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作。
(八)开展档案的开放和利用工作，编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，提供利用档案信息资源，为学院各项工作服务，为社会服务。
(九)维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。
(十)开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加院内外档案业务研讨、交流和协作活动。
第八条 对于某些需特殊条件保护或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，业务上受学校、档案馆领导，每年向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存的档案。
第九条 各部门档案人员，要配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本院的档案工作规章制度，实施学院档案工作计划、规划，负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案馆移交等工作。
第三章 档案队伍建设
第十条 档案工作人员列入学院事业编制，学院要根据档案工作的实际情况配备足够的专职档案人员。档案工作人员采取配备与聘任相结合的制度，并保持人员相对稳定。
第十一条 档案工作人员要坚持四项基本原则，认真执行党的方针、政策，保守党和国家的机密，热爱档案事业，忠于职守，埋头苦干，刻苦钻研业务，具有一定的档案专业知识和科学文化知识。
第十二条 各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作与生活。
第十三条 档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。
第四章 经费、库房和设备
第十四条 学院要确保档案工作和设备经费的需要。所需经费应列入学院预算统筹安排。
第十五条 学院遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。
第十六条 学院要有计划地为档案馆配备必要的设备，以逐步实现档案管理现代化，落实档案保护措施。
第五章 文件材料的收集、整理和归档验收
第十七条 学院应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。
第十八条 学院各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作。
第十九条 学院实行文件材料形成部门立卷的制度。各系、部、处及相当于处级建制的部门均系部门立卷单位，其下属机构均由上述各单位统一立卷。部门和立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，装订后向学院档案馆移交。档案馆负责指导立卷工作和案卷的质量检查，合格后立卷人方可向档案馆移交。
第二十条 文件材料的归档范围
(一)党政档案
主要包括综合管理、院党委、院行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件、会议记录、会议纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；特别是全局性综合性的文件材料及上级来文中针对学院的指令性、指导性文件。
(二)教学档案
主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践各环节中形成的不同载体的文件材料。
(三)科研档案
主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等活动中形成的文件材料。重点是本院承担的科研项目，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
(四)基建档案
主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等文件材料；重点是项目建设、工程改造、技术鉴定各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
(五)设备档案
主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等文件材料，特别是价值5万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。
(六)出版档案
主要包括综合管理和本院编辑出版的学报、院报和学术刊物以及样书等，重点是出版活动各个阶段形成的不同载体的文件材料。
(七)财会档案
主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表、工资清册等。
(八)声像档案
主要包括单位、个人在各项重要会议、重大活动中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘。
(九)实物档案
主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模，获奖后的牌匾、荣誉证书等，兄弟单位、外事活动中赠送的礼品及学院重大活动制作的各种纪念品。
各类档案的归档范围见《太原工业学院档案归档范围和保管期限表》。
第二十一条 归档的文件材料应质地优良、便于长期保存，同时要保证声像清晰、书绘工整、蓝黑墨水书写。禁止用铅笔、复写纸等书写。
第二十二条 归档时间与档案移交手续
(一)归档时间
1．党、政部门和能按年度归档的部门，于次年六月底前归档。
2．教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
3．科研、基建(含基建改造工程)、学位论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月归档。
4．财会档案在会计年度终了后，由财务处保管2年，期满后在次年6月底前归档。
(二)档案移交与接收手续
档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，符合要求后，方可进行组卷。移交时档案馆工作人员与移交人共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。电子文件归档时须拷贝到磁盘或光盘上(为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上)，载体上标注好光盘内文件内容、类别、存人日期及磁盘编号等，如要保密还须注明密级。
无论何种形式的电子档案归档均须同时附纸质档案一套。
第二十三条 本院科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收、不予上报成果、不予评奖。
第二十四条 凡由院、系、所等其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送主办单位保存。
第二十五条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间，移交给本单位档案人员转交档案馆集中管理，任何人不得据为已有或者拒绝归档。
对个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，档案馆要注意向他们征集或接受捐赠，对捐赠的档案，视其珍贵程度，学院给予一定的奖励。
第六章 档案的管理
第二十六条 档案馆按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列，各库房应具有档案资料存放标志。
第二十七条 档案馆要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防暴晒等工作。对已破损，字迹褪色的档案，应进行修复或复制，学院要为档案保护提供必要条件。
第二十八条 档案的鉴定与销毁
(一)档案鉴定工作在主管院长的领导下，由档案馆与档案形成部门负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。
(二)需要销毁的档案，应造册，报请分管档案工作的领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，任何单位和个人不能擅自销毁任何档案。
第二十九条 本院各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期和定期四种：
(一)永久：凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
(二)长期：凡是反映学院一般活动，在较长时间内对本院工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为十六年至五十年左右。
(三)短期：凡在短期内本院需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年以内。
(四)定期：主要用于财会档案的保管。定期期限分别为3年、5年、10年、15年、25年。
第三十条 档案的统计
档案馆要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。
第七章 档案的利用与开放
第三十一条 除少数另有规定的外，档案馆保存的形成时间满30年的档案，一般均向社会开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放档案。
第三十二条 档案馆应配备编研力量，加强对档案史的研究整理，编写专题资料和全宗介绍。
第三十三条 人事档案工作因有其特殊性，具体管理办法按照1991年4月中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》执行。
第三十四条 查、借阅利用档案必须遵守档案馆的有关查、借阅规定，并根据有关规定交纳一定的档案利用、保护费。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十五条 根据学院和档案馆建立的工作考核、考勤及工作量登记等制度，明确岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员和有突出服务与研究成果、以及对档案事业建设有重大贡献者，建议学院给予表扬和奖励。
第三十六条 对于违反《档案法》的行为，由学院根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。
第九章 附 则
第三十七条 本办法的具体实施操作依据“档案工作规章制度”。
第三十八条 本办法自发布之日起执行。
太原工业学院档案实体分类方案
一、编制说明
(一)为适应我院档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我院实际情况，制定本方案。
(二)以我院全部档案为对象，按档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，在保持其形成的自然规律的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域，记录和反映相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类。本院档案划定为：党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、财会、声像、实物等10个一级类目。
(三)本院档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。标识到文件级的，要在案卷号后面加件号。对于科研、基建、设备项目等专业成套性档案，在分类号后加项目号。全宗号、年度号、分类号、项目号、案卷号之间用连接号“一"连接。
1、年度号由四位阿拉伯数字组成。
2、分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二级类目的标识符组成。
一级类目的标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符：DQ，行政类标识符：XZ……
二级类目的标识符号采用双位制编码(用阿拉伯数字表示)，各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依顺序层累。
3、案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内，对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1一n标识。
其基本模式如下：
2006DQ13—1～n
案卷号
党群类档案二级类目代号
党群类档案一级类目代号
年度号
(四)、本院档号模式属分段开放编号方法，可根据各类档案案卷数量和保管条件，既可按类目一年度纵向排列，也可按年度一类目横向排列。
二、主表
DQ 党群
11 党务综合
党办、党代会、总支、直属支部综合材料
12 纪检、监察
13 组织
党校、任免、表彰
14 宣传教育
统战材料（民主党派材料）
15 工会工作
妇女工作、教职工代表大会材料
16团委工作
学生社团材料
XZ 行政
11 综合
校办、校友会、学校评估、校史工作和部、系、所等单位综合材料
12 人事
13 审计
14 保卫、武装
15 档案、图书
16 后勤
房地产、医疗卫生、计划生育材料
17 离退休
JX 教学
11 综合
教育研究、获奖材料、教学评估、教学管理与教学实践
12 学科与实验室建设
专业设置
13 课堂
教学大纲、教学计划、课表
14 招生工作
15 学籍管理
16 学位与毕业生工作
17 教学研究
KY 科学研究
11 综合
12 科研项目
合同、成果鉴定
JJ基本建设
11 综合
12 项目建设
SB仪器设备
11 综合
设备合同
12 仪器设备
CB 出版
11综合
12 报刊
13 期刊
CK 财会
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
SX 声像
11 学院综合
1 毕业班集体照
2 上级领导来校视察
3 学院活动
讲演、答辩、培训、竞赛
4 节日庆祝、表彰先进
5 运动会、文艺演出
6 党代会、教代会、团代会
7 学院历届领导个人照、集体照
12 录音带
13 录像带
14 光盘
SW 实物
11 题词
12 荣誉证书、牌匾、锦旗、奖杯、奖状
13 图书、资料
14 印模
15 礼品
三、档号模式与排架方式
(一)档号模式
案卷级： 年度号+分类号+案卷号
2006JX12—1～n
案卷号
教学档案二级类目代号
教学档案一级类目代号
年度号
2006CK13—1～n
案卷号
财会档案二级类目代号
财会档案一级类目代号
年度号
2006JJ12—1～n—1～n
基建档案二级类目代号
基建档案一级类目代号
年度号
(二)排架
按年度、类目横向排列
例： 2006XZ11—1～n
2006XZ12—1～n
2006XZ13—1～n
：
：
：
：
2006XZ17—1～n
太原工业学院档案归档范围的确定
一、确定的原则
1.归档的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2.归档的文件材料必须反映学院各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
二、归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、财会、声像、实物等十个系统的内容，具体范围见《太原工业学院档案立卷部门、归档范围和保管期限表》。
2.归档的重点以本院形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性综合性文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。
三、不归档的文件材料
1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
2.上级机关发来供工作参考的抄件；
3.上级机关征求意见未定稿的文件；
4.重份文件；
5.无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
7.无正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；
9.学院内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
10.本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料；
11.为参考目的从各方面收集的文件材料；
12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
13.未生效的合同、协议、单据。
(以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存)。
太原工业学院各类文件材料的
部门立卷和归档流程
一、预立卷
1.学院各系、部、处、所、馆、中心、工会团委和直属部门均为立卷部门。
2.各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类目(类目名称见《太原工业学院档案立卷部门、归档范围和保管期限表》)。
3.各立卷部门要随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。
二、立卷分工
1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的，由党办、院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2.以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。
3.党委和学院召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和学院的名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
4.院内各单位向党委、学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由院办或党办立卷归档；如果原件在报文单位，则由报文单位立卷归档。
5.两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。
6.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他单位。
三、整理组卷(立卷)
1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的兼职档案员负责将积累的文件材料整理组卷后向档案馆移交。
2.在平时积累归档基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料(参见《太原工业学院档案归档范围的确定》)。
3.将文件按年度或问题进行立卷分类。
(1)分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。
如：
一般文件归入文件形成年度。
跨年度的请示与批复，归入批复年度。
跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。
跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。
法规性文件，归入公布和批准年度。
按学年处理的文件，归入专门年度。
科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。
成绩、优秀论文分别归入毕业年度和授予学位年度。
(2)分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。
4.以问题为主进行立卷组合。
如：
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。
统计、报表、名册等，按照名称组合。
学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。
工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
简报按名称或期号组合。
科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷，如有若干卷可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷后放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。
5.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。
如：
批复在前，请示、报告在后。
上级通知在前，上报材料在后。
正件在前，附件在后。
印件在前，定稿在后。
结论性材料在前，依据性材料在后。
其他文件材料按时间顺序排列。
6.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式的样子折叠。
7.编页号。
成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷(如蓝图、底图)的文件材料编件号。
(1)卷内目录、备考表均不编页号。
(2)卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。
(3)页号应用兰色或黑色笔编写或号码机敲出，起始号为1。
(4)页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。
(5)同一问题的文件组卷后不得超过200页。
8.填写卷内文件目录。
卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或用计算机打印。
(1)序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号。
(2)文号：文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如：“国发[1995]1号”。其年“[1995]”不得简写成“(95)”。
(3)责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。
(4)题名：即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加“[]”号，如会议记录应当概括出主要内容。
(5)日期：文件的形成时间，例：1994．10．10。
(6)页次：卷内每份文件起始之页的编号。最后一份文件应填起止页号。
9.填写卷内备考表。
卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。
(1)本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。
(2)立卷人：由组成本卷的兼职档案员签名。
(3)检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
(4)立卷时间：填写立卷的时间。
10.书写封面。
(1)归档单位：立卷单位的全称。
(2)案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者(不得简称本院、上级)、内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“X X X文件材料”；除一般函件外，不得用“X XX来往文书”。案卷标题不超过50个汉字。
(3)卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。
(4)保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限(永久、长期、短期)。
(5)密级：有保密要求的要填写密级。
11.装订。
(1)装订之前，先检查文件是否按16开或A4规格大小形成，如不是则需裁切、贴边、折边成16开或A4规格。
(2)采用三孔一线左装订法，孔距8cm，侧距1．5cm，一般不超过200页(2cm厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。
四、归档验收
1.归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。
2.移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。
3.归档时间：党、政及管理类档案应在次年6月底前归档。教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。科研、基建、设备、出版物、优秀论文在鉴定、竣工、引进、出版和授予学位后的三个月内归档。财会档案在会计年度终了后，由财务处保管2年，期满后在次年6月底前归档。
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：党 办
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分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
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DQ11 |
1 |
本院党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头 |
永久 |
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会、总支书记会、常委中心组会议记录、纪要、 |
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决议及会议讨论的文件 |
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2 |
以党委名义召开的工作会议材料 |
永久 |
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3 |
党委办公会议记录 |
永久 |
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4 |
党委工作计划、报告、总结 |
永久 |
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5 |
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报 |
永久 |
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6 |
院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形 |
长期 |
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成的文件材料 |
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7 |
党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召 |
长期 |
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开会议发言稿 |
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8 |
党委工作简报 |
长期 |
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9 |
党委大事记 |
永久 |
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10 |
党群系统使用印章和销毁印章的文件 |
永久 |
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11 |
党群系统重要统计材料 |
永久 |
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12 |
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、 |
长期 |
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报告 |
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|
|
13 |
党委各部、委、各总支报党委的请示及批复 |
长期 |
|
|
|
14 |
党委保密、秘书工作的有关文件 |
长期 |
|
|
|
15 |
重要的群众来信来访及处理材料 |
长期 |
|
|
|
16 |
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 |
长期 |
|
|
|
17 |
党委干部任免报告、批复、通知 |
永久 |
|
|
|
18 |
其他 |
|
|
|
|
19 |
上级党组织有关党的建设的文件材料 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
SX11-2 |
1 |
上级领导来院照片及说明 |
永久 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：纪检委、监察室
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
DQ12 |
1 |
本院纪检、监察工作的规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
本院纪检、监察工作计划、总结、报告、批复 |
永久 |
|
|
|
3 |
纪检、监察工作会议记录及召开的主要会议记 |
长期 |
|
|
|
|
录、纪要 |
|
|
|
|
4 |
年度信访、案件查处统计报表 |
长期 |
|
|
|
5 |
违纪案件的调查材料、批复、处理报告 |
长期 |
|
|
|
6 |
群众来信来访及处理意见 |
短期 |
|
|
|
7 |
其他 |
|
|
|
|
8 |
上级有关纪检、监察工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：组织部
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
DQ13 |
1 |
组织部会议记录及召开的重要会议记录 |
长期 |
|
|
|
2 |
本院组织工作计划、总结、报告、决定 |
永久 |
|
|
|
3 |
本院干部任免的请示、报告与批复 |
永久 |
|
|
|
4 |
本院各总支干部改选的请示、报告与批复 |
长期 |
|
|
|
5 |
本院党员名册 |
长期 |
|
|
|
6 |
发展新党员、预备党员转正名册 |
长期 |
|
|
|
7 |
表彰先进党支部、优秀党员文件材料、照片 |
永久（省级）
长期（校极） |
SX11-4 |
|
|
|
（附文字说明） |
|
|
|
8 |
出国人员保留党籍的报告、请示、批复 |
长期 |
|
|
|
9 |
本院离退休干部审批表 |
长期 |
|
|
|
10 |
其他 |
|
|
|
|
11 |
上级关于组织工作指示、决定、通知、简报 |
长期 |
|
|
|
12 |
党代会材料 |
|
|
|
|
a) |
大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总 |
永久 |
SX11-6 |
|
|
|
结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、 |
|
|
|
|
|
大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单； |
|
|
|
|
|
侯选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选 |
|
|
|
|
|
举结果和上级批复等 |
|
|
|
|
b) |
提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映 |
长期 |
|
|
|
|
记录、小组会议记录等 |
|
|
|
|
c) |
参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、 |
短期 |
|
|
|
|
列席证及选票式样 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：宣传部
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
DQ14 |
1 |
本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 |
永久 |
|
|
|
2 |
宣传部会议记录及召开重要的会议记录、纪要 |
长期 |
|
|
|
3 |
教职工政治思想动态及调查材料 |
长期 |
|
|
|
4 |
理论学习的决定、通知、计划、总结 |
长期 |
|
|
SX11-3 |
5 |
反映本院重大活动照片（附文字说明） |
永久 |
|
|
SX12/SX13 |
6 |
反映本院重大活动的录音带、录像带（附文字说明） |
永久 |
|
|
SX11-2 |
7 |
上级领导来院照片（附文字说明） |
永久 |
|
|
SX11-3 |
8 |
中外专家来院照片（附文字说明） |
永久 |
|
|
SX11-4 |
9 |
本院模范人物、专家学者照片（附文字说明） |
永久 |
|
|
SX12/SX13 |
10 |
重要人物来访时录音、录像及文字材料 |
长期 |
|
|
CB12 |
11 |
《太原工业学院》周报编辑工作计划、报告、总结、请示与批复、合订本 |
长期 |
|
|
|
12 |
其他 |
短期 |
|
|
|
13 |
上级关于宣传工作的文件 |
长期 |
|
|
|
14 |
本院统战工作计划、决定、报告、通知和总结 |
永久 |
|
|
|
15 |
统战工作情况调查、典型材料、统计报表 |
永久 |
|
|
|
16 |
本院各级人大代表、政协委员名单及审批材料 |
永久 |
|
|
|
17 |
各民主党派成员和负责人名册及有关材料 |
长期 |
|
|
|
18 |
组织各界人士活动的材料、照片 |
短期 |
|
|
|
19 |
上级关于统战工作计划的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：工 会
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
DQ15 |
1 |
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、 |
永久 |
|
|
|
|
请示与批复 |
|
|
|
|
2 |
工会工作规章制度 |
长期 |
|
|
|
3 |
教职工代表大会的有关文件（通知、名单、工 |
长期 |
|
|
|
|
作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况 |
|
|
|
|
|
介绍、选举结果及上级批复等文件 |
|
|
|
|
4 |
表彰工会先进集体个人的材料、名单 |
长期 |
|
|
|
5 |
本院会员名册、基层工会干部名册、工会组织 |
长期 |
|
|
|
|
机构情况表 |
|
|
|
|
6 |
工会工作各类统计报表 |
长期 |
|
|
|
7 |
本院教职工发放各种荣誉材料人员名单及照片 |
长期 |
|
|
|
8 |
其他 |
|
|
|
|
9 |
上级有关工会工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
CK12 |
1 |
工会经费决算报表 |
永久 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：团委
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
DQ16 |
1 |
本院团代会、学代会的文件（通知、名单、工 |
长期 |
|
|
|
|
作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况 |
|
|
|
|
|
介绍、选举结果及上级批复） |
|
|
|
|
2 |
团委工作计划、报告、批复、总结及各项制度 |
长期 |
|
|
|
3 |
表彰和奖励先进团干部、优秀团员的材料 |
长期 |
|
|
|
4 |
团员处分和撤消处分决定的材料 |
长期 |
|
|
|
5 |
团委牵头组织进行的重大活动的有关材料、照 |
长期 |
SX11-3 |
|
|
|
片（附文字说明） |
|
|
|
|
6 |
学生会的有关材料 |
长或短 |
|
|
|
7 |
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 |
短期 |
|
|
|
8 |
其他 |
|
|
|
|
9 |
上级关于团的工作文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：院 办
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ11 |
1 |
全院性的规章制度 |
永久 |
|
|
|
2 |
学院年度、学期工作计划、报告、总结 |
永久 |
|
|
|
3 |
院长办公会、记录、纪要 |
永久 |
|
|
|
4 |
全院性的工作会议、座谈会文件 |
长期 |
|
|
|
5 |
院领导在全院性的大会上的重要讲话稿和参加 |
永久 |
|
|
|
|
院外会议发言稿 |
|
|
|
|
6 |
本院教育事业规划、计划及上级批复 |
永久 |
|
|
|
7 |
本院向上级的请示及批复 |
永或长 |
|
|
|
8 |
本院各单位的请示及学院的批复（分类立卷） |
长期 |
|
|
|
9 |
学年报表及综合统计报表 |
永久 |
|
|
|
10 |
有关全院性工作的调查材料和经验总结 |
永久 |
|
|
|
11 |
本院启用、销毁印章、印模的文件材料 |
永久 |
|
|
|
12 |
本院历史沿革、情况介绍 |
永久 |
|
|
|
13 |
本院大事记、简报、信息、动态、年鉴等 |
永久 |
|
|
|
14 |
有关院级机构设立、撤消、人员组成名单 |
永久 |
|
|
|
15 |
院史工作材料 |
永久 |
|
|
|
16 |
院长召开的各种专业性会议、座谈会、汇报会 |
长期 |
|
|
|
|
记录、决定 |
|
|
|
|
17 |
上级领导来院视察工作或外事接待过程中领导 |
长期 |
照片、磁带 |
|
|
|
的讲稿、记录（录音磁带、照片、附文字说明） |
|
入SX类 |
|
|
18 |
上级召开的会议材料 |
|
|
|
|
a） |
本院领导、会议的发言稿 |
长期 |
|
|
|
b) |
会议报告、总结、决议等文件 |
长期 |
|
|
|
c) |
会议简报、参考材料 |
短期 |
|
|
|
19 |
本院与上级有关领导、著名人士的来函、电等 |
长期 |
|
|
|
20 |
本院体制改革各项重要的规定、报告 |
永久 |
|
|
|
21 |
校友会工作计划、总结、校友名册及重要活动 |
长期 |
|
|
|
22 |
本院与国外学校等单位签定的合同、协议书 |
永久 |
|
|
|
23 |
本院与国内学校等单位签定的合同、协议书 |
永久 |
|
|
|
24 |
校庆活动材料 |
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：院 办
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
|
a) |
重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题 |
永久 |
|
|
|
|
词和著名人士活动情况及有关文件、总结学术 |
|
|
|
|
|
报告会材料及照片（附上文字说明） |
|
SX11-3 |
|
|
b) |
各种邀请书、贺电、贺信、重要领导题词 |
永或长 |
|
|
|
c) |
各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料 |
长期 |
|
|
|
25 |
选举人民代表工作的计划、总结、结果 |
永久 |
|
|
|
26 |
上级机关对学院整体评估检查的通知规定、本 |
永或长 |
|
|
|
|
院自评报告及上级的评估结论 |
|
|
|
|
27 |
其他 |
短期 |
|
|
|
28 |
上级有关高校行政管理的综合性文件 |
长期 |
|
|
|
29 |
上级关于外事工作的文件材料 |
长期 |
|
|
|
30 |
学院外事工作规章制度、计划、总结 |
长期 |
|
|
|
31 |
外事工作统计报表等 |
永久 |
|
|
|
32 |
外事工作会议材料 |
长期 |
|
|
|
33 |
出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文 |
永久 |
|
|
|
34 |
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 |
长期 |
|
|
|
35 |
外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件 |
长期 |
|
|
|
|
材料 |
|
|
|
|
36 |
外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的 |
永久 |
|
|
|
|
讲稿、教材等材料 |
|
|
|
|
37 |
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、 |
永久 |
|
|
|
|
备忘录 |
|
|
|
|
38 |
本院完成的国际合作项目、成果等材料 |
永久 |
|
|
|
39 |
本院参加和举办的国际学术会议的计划、总结、 |
永久 |
|
|
|
|
申请报告、批复 |
|
|
|
|
40 |
本院与国外单位合作科研的报告、协议书 |
永久 |
|
|
|
41 |
双方互赠的礼品、纪念品 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：人事处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ12 |
1 |
本院人事工作的规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
人事工作计划、总结、会议记录 |
永久 |
|
|
|
3 |
关于机构编制规划、计划报告及上级批复 |
永久 |
|
|
|
4 |
本院机构设置、人员任免的请示、批复 |
永久 |
|
|
|
5 |
本院人事管理改革的有关规定 |
长期 |
|
|
|
6 |
表彰与奖励先进集体、个人的材料 |
长期 |
|
|
|
7 |
教职工处分、处理材料 |
长期 |
|
|
|
8 |
本院人事统计报表 |
永久 |
|
|
|
9 |
本院教职工名册 |
永久 |
|
|
|
10 |
教职工评定、聘任专业技术职称的批复及材料 |
长期 |
|
|
|
11 |
本院调入教职工材料 |
长期 |
|
|
|
12 |
本院调出教职工材料 |
长期 |
|
|
|
13 |
留校及分配来院工作的研究生、本科生、专科 |
长期 |
|
|
|
|
生的报告、报到证、合同书及有关材料 |
|
|
|
|
14 |
分配来院的复员、转业军人名单及报到证等 |
长期 |
|
|
|
15 |
教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有 |
长期 |
|
|
|
|
关材料 |
|
|
|
|
16 |
有关工资奖励的规定、办法和名单 |
长期 |
|
|
|
17 |
教职工工资调整材料、名册 |
长期 |
|
|
|
18 |
享受特殊津贴人员名单及有关材料 |
长期 |
|
|
|
19 |
本院教职工致残、死亡、抚恤工作材料 |
长期 |
|
|
|
20 |
教职工福利工作的文件材料 |
短期 |
|
|
|
21 |
上级与本院关于教职工退休工作的文件、报告、 |
长期 |
|
|
|
|
请示与批复 |
|
|
|
|
22 |
教职工离退休有关荣誉证书授予工作的材料 |
长期 |
|
|
|
23 |
教职工退休审批表 |
长期 |
|
|
|
24 |
其他 |
短期 |
|
|
|
25 |
上级有关人事工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：审计处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ13 |
1 |
本院审计工作方面的规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
审计工作计划、总结、请示及上级批复 |
长期 |
|
|
|
3 |
审计工作统计工作年报及重要报表 |
长期 |
|
|
|
4 |
有关财务物价税收大检查的材料 |
长期 |
|
|
|
5 |
财务决算审计报告 |
永久 |
|
|
|
6 |
上级部门对我院审计的情况及有关材料 |
长期 |
|
|
|
7 |
审计处对院属各单位的审计报告 |
长期 |
|
|
|
8 |
其他 |
短期 |
|
|
|
9 |
上级有关审计工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
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|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：保卫处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ14 |
1 |
本院公安保卫工作方面的规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
本院公安保卫工作计划、总结、报告、批复、 |
永久 |
|
|
|
|
统计报表 |
|
|
|
|
3 |
本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材 |
长期 |
|
|
|
|
料及上级的批复、判决书 |
|
|
|
|
4 |
本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上 |
长期 |
|
|
|
|
级批复 |
|
|
|
|
5 |
治安、消防、政保、户政等业务工作情况检查 |
长期 |
|
|
|
6 |
上级部门给予保卫部或个人立功、表彰的材料 |
长期 |
|
|
|
7 |
武装部工作计划、总结、会议记录、各项规章 |
长期 |
|
|
|
|
制度 |
|
|
|
|
8 |
武装部工作统计年报及重要报表 |
长期 |
|
|
|
9 |
复员转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） |
长期 |
|
|
|
10 |
拥军优属活动的有关材料 |
短期 |
|
|
|
11 |
枪械、弹药、库房的管理办法 |
长期 |
|
|
|
12 |
其他 |
短期 |
|
|
|
13 |
上级有关公安保卫工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
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|
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|
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|
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|
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|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：图书馆、档案馆
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ15 |
1 |
图书工作规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
图书工作计划、报告、总结、请示与批复 |
长期 |
|
|
|
3 |
本院调拨图书、论文的请示、批复、函件 |
长期 |
|
|
|
4 |
图书馆书刊订购、馆藏、流通等统计报表 |
永久 |
|
|
|
5 |
其他 |
短期 |
|
|
|
6 |
上级有关图书工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
档案工作规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
档案工作计划、总结、报告、请示与批复 |
长期 |
|
|
|
3 |
档案工作统计表 |
永久 |
|
|
|
4 |
档案编研材料 |
长期 |
|
|
|
5 |
分管档案领导及兼职档案员名单 |
长期 |
|
|
|
6 |
档案管理考评定级工作的办法、自评报告、评 |
永或长 |
|
|
|
|
估结论 |
|
|
|
|
7 |
其他 |
短期 |
|
|
|
8 |
上级有关档案工作的文件 |
短期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：后勤保障处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ16 |
1 |
后勤工作计划、总结、请示及批复 |
长期 |
|
|
|
2 |
后勤工作规章制度及会议记录 |
长期 |
|
|
|
3 |
关于学院地界、产权的凭证材料 |
永久 |
|
|
|
4 |
上级有关房地产工作的文件 |
长期 |
|
|
|
5 |
院房地产工作计划、总结、请示及上级批复 |
长期 |
|
|
|
6 |
院房地产各种会议记录 |
长期 |
|
|
|
7 |
院房地产各类统计表 |
长期 |
|
|
|
8 |
房产科制定的各项办法、规定、条例等 |
长期 |
|
|
|
9 |
房产科与院内外单位个人签订的购房、集资合 |
永久 |
|
|
|
|
同、协议、发放产权证存根 |
|
|
|
|
10 |
各次分房正式定稿及最后落实结果 |
长期 |
|
|
|
11 |
另行分房的本人报告、职能部门与领导批示及 |
长期 |
|
|
|
|
最后落实情况（包括领导特批） |
|
|
|
|
12 |
学院各类房产的土地证 |
永久 |
|
|
|
13 |
房屋管理、调整分配使用、转移等规定、总结 |
长期 |
|
|
|
14 |
房屋分配办法、方案、名单等材料 |
长期 |
|
|
|
15 |
每次分房房源清单 |
短期 |
|
|
|
16 |
一般房屋产权、租赁协议、改建房屋宿舍教育 |
长期 |
|
|
|
|
管理及各项费用的规定、通知 |
|
|
|
|
17 |
校园绿化工作的有关文件材料 |
长期 |
|
|
|
18 |
后勤工作各类统计报表 |
永或长 |
|
|
|
19 |
其他 |
短期 |
|
|
|
20 |
上级有关后勤工作的文件 |
长期 |
|
|
|
21 |
院医院管理的各种制度、规定、办法、机构设置 |
长期 |
|
|
|
22 |
院医院的工作计划、总结、每年体检的总结 |
长期 |
|
|
|
23 |
院医院与各单位签订的协议、合同 |
长期 |
|
|
|
24 |
独生子女审批表 |
永久 |
|
|
|
25 |
上级下发的有关公费医疗、医药管理等方面的 |
长期 |
|
|
|
|
文件 |
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：离退休处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ17 |
1 |
离退休处工作计划、总结、各类统计表 |
长期 |
|
|
|
2 |
离退休处的各类请示、报告、批复 |
长期 |
|
|
|
3 |
离退休处组织的各类活动的材料（照片） |
短期 |
|
|
|
4 |
其他 |
短期 |
|
|
|
5 |
上级关于离退休干部工作方面的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
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|
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|
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|
|
|
|
|
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|
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|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：系、部
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
XZ11 |
1 |
本单位计划、规划、总结 |
长期 |
|
|
SX11-3
SX12 |
2 |
重要人物来访、讲学的照片、录音、录像带（ |
长期 |
|
|
|
|
附文字说明） |
|
|
|
SX11-1 |
3 |
毕业生集体照 |
永久 |
|
|
JX11 |
4 |
上级关于公共课的有关文件 |
长期 |
|
|
|
5 |
工作计划、总结、报告 |
长期 |
|
|
|
6 |
工作规章、制度 |
长期 |
|
|
|
7 |
体育课教学大纲及执行情况 |
长期 |
|
|
|
8 |
院各届运动会材料及获奖队员名单 |
长期 |
|
|
|
9 |
参加院外各项重大比赛的获奖队员名单及成绩 |
长期 |
|
|
|
|
册（附奖状照片） |
|
|
|
|
10 |
体育科研计划、总结及科研成果材料 |
长期 |
|
|
|
11 |
公共教学、科研活动中形成的重要材料 |
长期 |
|
|
|
12 |
其他 |
短期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
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|
|
|
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|
|
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|
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|
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|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：教务处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
JX11 |
|
一、综合 |
|
|
|
|
1 |
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面 |
永久 |
|
|
|
|
的指示规定及办法 |
|
|
|
|
2 |
本院关于教学管理工作的规章制度 |
永久 |
|
|
|
3 |
本院关于教学工作的计划、总结 |
永久 |
|
|
|
4 |
统计报表 |
长期 |
|
|
|
5 |
关于教学检查、评估的文件材料及报告 |
长期 |
|
|
|
6 |
我院关于教学检查评估的自评材料及评估结论 |
永久 |
|
|
|
7 |
关于联合办学、办班的协议书 |
长期 |
|
|
|
8 |
教学奖励评定办法 |
长期 |
|
|
|
9 |
教学奖励金获奖名单及申报材料 |
长期 |
|
|
|
10 |
本院“教育研究、教学改革优秀奖”评奖办法 |
长期 |
|
|
|
|
及获奖名单 |
|
|
|
|
11 |
全国高校优秀教学成果奖励工作的评奖办法及 |
长期 |
|
|
|
|
获奖名单 |
|
|
|
|
12 |
教育研究奖励申报与评审材料 |
长期 |
|
|
|
13 |
获奖教育研究论文 |
长期 |
|
|
|
14 |
上级有关学位工作文件材料 |
长期 |
|
|
|
15 |
本院学位评定条例、办法及计划、总结 |
长期 |
|
|
|
16 |
颁发毕业证书、学位证书验印名册 |
永久 |
|
|
|
17 |
补发毕业证书学历证书审批材料 |
长期 |
|
|
|
18 |
上级下达的有关教学工作的文件材料 |
短期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
JX12 |
|
二、学科建设 |
|
|
|
|
1 |
学科、专业论证、评估、申报、审批材料 |
永久 |
|
|
|
2 |
本院新增专业申报材料与上级批复 |
永久 |
|
|
|
3 |
本院调整专业名称及学制的报告及上级批复 |
永久 |
|
|
|
4 |
关于专业教学指导委员会的文件材料 |
长期 |
|
|
|
5 |
关于制定本、专科专业目录的文件材料 |
长期 |
|
|
|
6 |
专业设置计划、总结报告材料 |
长期 |
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：教务处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
|
7 |
学科、专业建设的统计报表 |
永久 |
|
|
|
8 |
专业评估办法、自评报告、评估结论 |
永久 |
|
|
|
9 |
上级有关专业设置学科建设的文件材料 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
JX13 |
|
三、教学管理与教学实践 |
|
|
|
|
1 |
重点课程建设基金申请书及名单 |
长期 |
|
|
|
2 |
重点课程建设开题报告、验收报告 |
长期 |
|
|
|
3 |
重点课程验收及总结报告 |
长期 |
|
|
|
4 |
上级和我院关于教学实习的文件材料 |
长期 |
|
|
|
5 |
本院关于教学实习的规定 |
长期 |
|
|
|
6 |
实习基地协议书 |
长期 |
|
|
|
7 |
教学计划、教学大纲 |
永久 |
|
|
|
8 |
课程表 |
长期 |
|
|
|
9 |
教学实施计划 |
长期 |
|
|
|
10 |
本、专科生课程名称 |
长期 |
|
|
|
11 |
重点课程建设办法 |
长期 |
|
|
|
12 |
本科生优秀学士学位论文 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
JX14 |
|
四、招 生 |
|
|
|
|
1 |
我院有关招生工作的规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
上级关于编报高校招生计划的通知和我院的上 |
长期 |
|
|
|
|
报材料 |
|
|
|
|
3 |
上级关于填报高校招生考试科目组的通知及我 |
长期 |
|
|
|
|
院的上报材料 |
|
|
|
|
4 |
本院本、专科生招生计划 |
长期 |
|
|
|
5 |
本、专科新生录取审批表，专升本审批表 |
永久 |
|
|
|
6 |
招生简章 |
长期 |
|
|
|
7 |
招生工作计划总结 |
长期 |
|
|
|
8 |
上级关于招生工作的文件材料 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：教务处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
JX15 |
|
五、学籍管理 |
|
|
|
|
1 |
毕业生名册，学位名册 |
永久 |
|
|
|
2 |
学籍变更材料—专科升本科 |
长期 |
|
|
|
3 |
学籍卡（成绩单） |
永久 |
|
|
|
4 |
上级关于学籍管理的文件材料 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
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|
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|
|
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|
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|
|
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|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：学生处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
JX16 |
1 |
上级有关学生思想政治工作的文件 |
长期 |
|
|
|
2 |
本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 |
永久 |
|
|
|
3 |
学生思想政治工作计划、报告、总结 |
永久 |
|
|
|
4 |
学生思想政治工作典型调查材料和统计材料 |
长期 |
|
|
|
5 |
关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 |
长期 |
|
|
|
8 |
本院学生人民奖学金发放名单 |
长期 |
|
|
|
9 |
本院学生获各类奖学金评审材料及获奖名单 |
长期 |
|
|
|
10 |
学生困难补助名单及领款单 |
长期 |
|
|
|
11 |
学生违纪处分材料—记过、留校查看 |
长期 |
|
|
|
12 |
学生违纪处分材料—警告、严重警告 |
长期 |
|
|
|
13 |
学生违纪处分材料—开除学籍、勒令退学 |
长期 |
|
|
|
14 |
关于解除学生违纪处分的决定 |
长期 |
|
|
|
15 |
上级有关毕业分配的文件材料 |
长期 |
|
|
|
16 |
毕业生工作计划、总结 |
长期 |
|
|
|
17 |
毕业生供需统计、计划、合同 |
长期 |
|
|
|
18 |
本专科毕业生名单、派遣名册 |
永久 |
|
|
|
19 |
本专科毕业生分配报到证存根 |
长期 |
|
|
|
20 |
优秀毕业生名单 |
长期 |
|
|
|
21 |
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
SX11-1 |
22 |
毕业班集体照（附对应名单） |
永久 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：继续教育部
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
JX17 |
1 |
上级关于函授、夜大工作的规定、通知 |
长期 |
|
|
|
2 |
本院关于函授、夜大工作的规定、通知、制 |
永久 |
|
|
|
|
度和办法 |
|
|
|
|
3 |
本院关于函授、夜大工作计划总结、请示、 |
永久 |
|
|
|
|
与批复 |
|
|
|
|
4 |
新生录取名册 |
长期 |
|
|
|
5 |
与院内外单位及个人签订的各种合同、协议 |
长期 |
|
|
|
6 |
关于函授、夜大学教学检查、评估的通知自评 |
永或长 |
|
|
|
|
报告、评估结论材料 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
各专业毕业生成绩总表、个人总表 |
永久 |
|
|
|
2 |
单科生名单及成绩 |
永久 |
|
|
|
|
|
|
|
|
SX11-1 |
1 |
毕业班照片（附对应姓名） |
永久 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：科技处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
KY11 |
|
一、综合 |
|
|
|
|
1 |
上级有关科研工作的文件及我院的上报材料 |
长期 |
|
|
|
2 |
本院科研工作的规章制度 |
长期 |
|
|
|
3 |
科技处工作计划、总结 |
永久 |
|
|
|
4 |
关于科研机构设置的请示、批复 |
长期 |
|
|
|
5 |
上级下达的科研计划、任务 |
长期 |
|
|
|
6 |
本院上报的科研计划、总结 |
永久 |
|
|
|
7 |
本院科研成果登记表及重大科研项目执行情况 |
永久 |
|
|
|
8 |
本院科研成果汇编及受奖情况、统计年报 |
永久 |
|
|
|
9 |
本院获专利项目的名册、统计材料 |
永久 |
|
|
|
10 |
本院召开科技工作会议的文件材料 |
长期 |
|
|
|
11 |
本院评选先进科技工作者的文件材料 |
长期 |
|
|
|
12 |
上级下达的科研三项费用及世界银行贷款项目 |
长期 |
|
|
|
13 |
本院申报科学基金的报告及上级批复 |
长期 |
|
|
|
14 |
本院教师参加国内各类学会、协会的文件材料 |
短期 |
|
|
|
15 |
本院与各省市签定的科技协议及执行情况 |
长期 |
|
|
|
16 |
其他 |
短期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
二、科研项目 |
|
|
|
KY12 |
1 |
课题申请书 |
长期 |
|
|
|
2 |
科研项目计划任务书、合同、立项批复 |
长期 |
|
|
|
3 |
项目经费拨款通知单和课题经费预决算材料 |
长期 |
|
|
|
4 |
课题研究计划、执行情况、计划调整报告 |
长期 |
|
|
|
5 |
结题报告 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
KY13 |
|
三、合同 |
|
|
|
|
1 |
承接项目申报表 |
长期 |
|
|
|
2 |
技术开发、技术咨询、技术转让、技术服务合 |
长期 |
|
|
|
|
同 |
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：科技处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
KY14 |
|
四、成果鉴定 |
|
|
|
|
1 |
鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定 |
永久 |
|
|
|
|
意见） |
|
|
|
|
2 |
鉴定证书或专家评审意见 |
永久 |
|
|
|
3 |
推荐书 |
永久 |
|
|
|
4 |
现场测试报告、用户使用报告、经济效益证明 |
永久 |
|
|
|
5 |
科研成果登记表 |
永久 |
|
|
|
6 |
科研成果报告表 |
永久 |
|
|
|
7 |
科研成果奖励申报与审批材料 |
永久 |
|
|
|
8 |
科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件 |
永久 |
|
|
|
|
或影印件 |
|
|
|
|
9 |
成果转让合同、协议书 |
永久 |
|
|
|
10 |
推广应用效益证明 |
长期 |
|
|
|
11 |
成果宣传报导材料 |
长期 |
|
|
|
12 |
研究报告、研制报告、论文专著 |
永或长 |
|
|
|
13 |
工艺技术报告、技术诀窍报告、用户使用报告 |
永或长 |
|
|
|
14 |
重要的实验测试、观测、调查、考察的各种原 |
永或长 |
|
|
|
|
始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材 |
|
|
|
|
|
料） |
|
|
|
|
15 |
数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序 |
长期 |
|
|
|
|
设计说明、框图、计算结果） |
|
|
|
|
16 |
设计的说明和图纸 |
永或长 |
|
|
|
17 |
和成果配套的录音带、录像带、幻灯片、影片 |
永或长 |
SX12/SX13 |
|
|
|
拷贝等 |
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：科技处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
KY15 |
|
五、国际合作与会议 |
|
|
|
|
1 |
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、 |
永久 |
|
|
|
|
备忘录 |
|
|
|
|
2 |
本院完成的国际合作项目、成果等材料 |
永久 |
|
|
|
3 |
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 |
长期 |
|
|
|
4 |
本院参加和举办的国际学术会议的计划、总结、 |
永久 |
|
|
|
|
申请报告、批复 |
|
|
|
|
5 |
本院教师参加国外各类学术、协会的通知、函电 |
长期 |
|
|
|
6 |
本院与国外单位合作科研的报告、协议书 |
永久 |
|
|
|
7 |
其他 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CK13 |
1 |
科研明细帐 |
15年 |
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
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|
|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：工程训练中心
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
KY16 |
|
一、资产管理 |
|
|
|
|
1 |
院办产业管理的规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
院办产业工作计划、报告、总结 |
永或长 |
|
|
|
3 |
关于成立公司的请示报告、批复章程及企业法 |
永久 |
|
|
|
|
人营业执照（影印件） |
|
|
|
|
4 |
产业管理的各种统计报表 |
永久 |
|
|
|
5 |
关于学院地界、产权的凭证材料 |
|
|
|
|
6 |
上级关于院办产业的文件材料 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
二、产品综合 |
|
|
|
|
1 |
产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批 |
长期 |
|
|
|
|
示 |
|
|
|
|
2 |
产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统 |
永久 |
|
|
|
|
计报表 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
三、产品或开发项目 |
|
|
|
|
1 |
产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 |
长期 |
|
|
|
2 |
生产定型报告及批复 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
|
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|
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|
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|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：规划处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
JJ11 |
|
一、基建综合 |
|
|
|
|
1 |
基建工作规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
基建工作计划、总结、报告、简报 |
永久 |
|
|
|
3 |
基建工作总体规划 |
永久 |
|
|
|
4 |
基建工作年度（季度）总结统计报表 |
永久 |
|
|
|
5 |
基建工程财务预、决算 |
永或长 |
|
|
|
6 |
固定资产投资统计年、月报表 |
永久 |
|
|
|
7 |
征用土地的规定、请示与批复、合同、协议书 |
永久 |
|
|
|
8 |
全院总体规划、设计总平面图 |
永久 |
|
|
|
9 |
水、电、气管道分布图（含旧房改革） |
永久 |
|
|
|
10 |
地质勘探地形测量材料 |
永久 |
|
|
|
11 |
技术鉴定材料 |
永久 |
|
|
|
12 |
其他 |
|
|
|
|
13 |
上级有关基建工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
JJ12 |
|
二、基建项目 |
|
|
|
|
1 |
项目建议书及上级批复 |
永久 |
|
|
|
2 |
设计任务书及计划任务书 |
永久 |
|
|
|
3 |
太原市建筑工程执照（附申照图） |
永久 |
|
|
|
4 |
太原市建筑设计防火审核送审单、通知单 |
永久 |
|
|
|
5 |
太原市卫生防疫站基本建设设计、卫生审核送审 |
永久 |
|
|
|
|
单、通知单 |
|
|
|
|
6 |
环境保护三同时审核送审单、通知单 |
永久 |
|
|
|
7 |
建筑工程开工报告、竣工报告 |
永久 |
|
|
|
8 |
工程地质勘察报告 |
永久 |
|
|
|
9 |
项目申请、调整投资的请示批复 |
永久 |
|
|
|
10 |
建筑设计、建筑施工招标材料（招标书、投标 |
永久 |
|
|
|
|
书、标底、评标结果中标协议） |
|
|
|
|
11 |
建筑设计合同 |
永久 |
|
|
|
12 |
建筑施工承包合同、分工施工承包合同 |
永久 |
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：规划处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
|
13 |
本工程征用土地批准文件及红线图、拆迁、补 |
永或长 |
|
|
|
|
偿协议书 |
|
|
|
|
14 |
会议纪要（技术交底、图纸会审） |
长期 |
|
|
|
15 |
工程概算、预算、决算材料 |
永久 |
|
|
|
16 |
地质测绘图 |
永久 |
|
|
|
17 |
技术勘探图 |
永久 |
|
|
|
18 |
扩初图 |
永久 |
|
|
|
19 |
设计计算书及说明书 |
长期 |
|
|
|
20 |
施工管理材料—计划管理文件材料 |
长期 |
|
|
|
21 |
施工管理材料—安全质量管理文件材料 |
长期 |
|
|
|
22 |
施工管理材料—材料管理文件材料 |
长期 |
|
|
|
23 |
施工管理材料—技术管理文件材料 |
长期 |
|
|
|
24 |
施工管理材料—施工日记 |
长期 |
|
|
|
25 |
全套竣工图 |
永久 |
|
|
|
26 |
竣工验收申请报告及批复 |
永久 |
|
|
|
27 |
各单项验收记录（包括消防、卫生、环保、劳 |
永久 |
|
|
|
|
动保护、档案验收） |
|
|
|
|
28 |
项目竣工验收会议决议文件 |
永久 |
|
|
|
29 |
建筑照片等声像材料 |
永久 |
|
|
|
30 |
工程设计、工程施工评价材料及获奖材料 |
永久 |
|
|
|
31 |
基建改造工程的合同及全套图纸 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：资产与实验室管理处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
SB11 |
|
一、设备综合 |
|
|
|
|
1 |
本院仪器、设备管理的规章制度 |
长期 |
|
|
|
2 |
设备工作计划、报告、总结、调查材料 |
长期 |
|
|
|
3 |
本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方 |
长期 |
|
|
|
|
案 |
|
|
|
|
4 |
本院仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨 |
长期 |
|
|
|
|
报告和批复 |
|
|
|
|
5 |
世界银行贷款项目、设备审核报告、上报材料 |
长期 |
|
|
|
6 |
综合年度统计报表 |
永久 |
|
|
|
7 |
上级统配物资、设备的申请计划、材料汇总、 |
长期 |
|
|
|
|
核算表 |
|
|
|
|
8 |
其他 |
|
|
|
|
9 |
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文 |
长期 |
|
|
|
|
件 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SB12 |
|
二、仪器设备项目（5万元以上） |
|
|
|
|
1 |
申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记 |
长期 |
|
|
|
|
录等） |
|
|
|
|
2 |
上级或主管领导的批复和准购批示 |
长期 |
|
|
|
3 |
定购合同 |
长期 |
|
|
|
4 |
进口设备过程中有关的技术商务文件 |
长期 |
|
|
|
5 |
开箱记录及装箱单 |
长期 |
|
|
|
6 |
安装、调试记录、双方签字移交文件、保修单 |
长期 |
|
|
|
7 |
验收报告及文件材料 |
长期 |
|
|
|
8 |
索赔来往函件及结果文件 |
长期 |
|
|
|
9 |
设备履历书 |
与设备共存 |
|
|
|
10 |
重大事故的调查分析及处理意见 |
与设备共存 |
|
|
|
11 |
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 |
与设备共存 |
|
|
|
12 |
设备订货卡片 |
与设备共存 |
|
|
|
13 |
设备到货验收、报告单 |
与设备共存 |
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：资产与实验室管理处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
|
14 |
引进设备外汇使用记录单 |
长期 |
|
|
|
15 |
限制设备进口许可证 |
长期 |
|
|
|
16 |
申请设备报价单 |
长期 |
|
|
|
17 |
随设备进来的全套文件和资料图纸（由使用单 |
与设备共存 |
|
|
|
|
位保管） |
|
|
|
|
18 |
随机设备全套文件的资料图片目录 |
与设备共存 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：教育教学评建处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
CB11 |
|
一、综 合 |
|
|
|
|
1 |
上级召开的编辑出版工作会议文件 |
短期 |
|
|
|
2 |
本院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、 |
永久 |
|
|
|
|
简报和重要会议记录 |
|
|
|
|
3 |
本院编辑出版工作规章制度、统计报表 |
永久 |
|
|
|
4 |
出版社的执照、许可证等影印件 |
永久 |
|
|
|
5 |
获奖书目及有关材料 |
永久 |
|
|
|
6 |
有关出版社工作的请示、批复、汇报材料 |
长期 |
|
|
|
7 |
上级检查工作的评语及本部门工作汇报 |
长期 |
|
|
|
8 |
其他 |
|
|
|
|
9 |
上级有关编辑出版工作的文件 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
CB12 |
|
二、报刊、期刊、书刊 |
|
|
|
|
1 |
编辑出版合同、协议书 |
长期 |
|
|
|
2 |
出版请示和批复 |
长期 |
|
|
|
3 |
书刊奖励申报与评审材料及获奖材料（奖状、 |
永久 |
|
|
|
|
奖章、证书）影印件 |
|
|
|
|
4 |
期刊、书刊样书 |
永久 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：财务处
|
分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
|
CK11 |
|
一、综合 |
|
|
|
|
1 |
上级下达各项经费指标的通知文件 |
长期 |
|
|
|
2 |
本院财务管理工作计划、总结、请示、批复 |
长期 |
|
|
|
3 |
本院有关财务管理方面的规章制度 |
长期 |
|
|
|
4 |
学院基金管理工作的文件 |
短期 |
|
|
|
5 |
有关财务管理方面的其他文件材料 |
短期 |
|
|
|
6 |
财务处和其他单位签订的各种合同、协议书 |
短期 |
|
|
|
7 |
会计移交清册 |
15年 |
|
|
|
8 |
财会档案移交保管清册 |
永久 |
|
|
|
9 |
财会档案销毁清册 |
永久 |
|
|
|
10 |
其他 |
|
|
|
|
11 |
上级有关财务会计工作的文件及复函 |
长期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
CK12 |
|
二、会计报表 |
|
|
|
|
1 |
财务年度预算、决算报表及有关文件 |
永久 |
|
|
|
2 |
财务处下达给各单位的包干经费额度 |
永久 |
|
|
|
3 |
年度以上各种统计报表 |
永久 |
|
|
|
4 |
季度以下各类报表 |
5年 |
|
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CK13 |
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三、会计帐簿 |
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1 |
世界银行贷款、外汇使用帐簿 |
永久 |
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2 |
总帐 |
15年 |
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3 |
预算内帐簿 |
15年 |
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4 |
预算外帐簿 |
15年 |
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5 |
学院专项基金帐簿 |
15年 |
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6 |
学院专项基金、银行存款记帐 |
25年 |
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7 |
学院专项其他记帐 |
15年 |
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8 |
固定资产明细帐 |
固定资产报废清理后保管5年 |
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9 |
公积金存储明细帐 |
长期 |
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太原工业学院档案归档范围和保管期限表
立卷部门：财务处
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分类号 |
序号 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
备 注 |
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CK14 |
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四、会计凭证 |
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1 |
涉及外事的会计凭证 |
15年 |
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2 |
预算内各种原始凭证、记帐凭证 |
15年 |
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3 |
预算外各种原始凭证、记帐凭证 |
15年 |
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4 |
学院基金各种原始凭证、记帐凭证 |
15年 |
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5 |
银行存款余额调节表 |
15年 |
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6 |
会计拨款凭证及其他会计凭证 |
15年 |
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7 |
银行对外帐单 |
15年 |
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8 |
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 |
15年 |
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五、工资清册 |
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CK15 |
1 |
工资发放名册、卡片 |
永久 |
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2 |
工资发放汇总表 |
永久 |
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太原工业学院档案工作岗位责任制
一、分管档案工作院领导职责
1.组织全院性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2.加强对学院档案工作的领导，将档案工作纳入学院的整体发展规划，列入学院议事日程，督促分管部门按上级和学院档案部门要求做好应做的工作。
3.关心档案工作和档案馆的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与学院各项工作协调发展。
二、档案工作委员会职责
1.领导全院档案工作，协调档案工作与学院其他工作的关系。
2.对各部门档案工作进行监督、检查、考核与奖励。
3.研究决定学院档案工作重大事宜。
三、分管档案工作的各部门领导职责
1.配备具有较好政治、业务素质的兼职档案人员，并保持相对稳定。
2.将档案工作纳入本单位的议事日程(每学期研究一次档案工作)，帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难。
3.组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案工作的规章制度及《太原工业学院档案管理办法》。
4.疏通渠道，严格制度，督促各科室有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的立卷归档工作。
5.协同档案馆，监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6.负责检查本单位兼职档案人员履行档案岗位职责的情况。
7.成立档案分室的部门要按档案保管的要求给分室添置必要的档案装具及装订用具。
四、档案馆职责
档案馆是集中统一管理全院各种载体档案的综合管理机构，其职责范围如下：
1．贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策、指示、规定和交办的档案工作。
2．规划制订学院档案工作计划以及档案工作的规章制度，并组织实施。
3．负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各类档案及有关材料。
4．负责各类档案的分类、装订、编号、排架、编目工作，档案库房的防光、防霉、防盗、防火和卫生，保证档案的安全。
5．建立健全全院档案工作网络，负责指导、检查各部门立卷、归档工作，培训全院专（兼）职档案工作人员。
6.负责编制检索工具，编辑档案参考资料及文献，积极开发档案信息资源，为学院的教学、科研、管理等各项工作提供档案利用工作。
7.开展档案宣传工作和档案利用教育活动。
8.开展档案学术研究和交流活动。
9.负责学院档案管理现代化的实施工作。
五、档案馆工作人员职责
1、接受全院的各类档案，指导、监督、检查、协助各部门兼职档案员做好文件材料的形成、积累和预立卷归档工作。按规定的程序和要求进行质量与数量检查，办好移交手续，完成立卷归档工作。
2、根据不同种类文件材料形成的特征进行整理数据录入，制定案卷类目，合理分类存放。归档案卷做到组卷合理，页号准确，编目清楚，案卷标题简明扼要。
3、编制各类档案的检索工具，做到账、物相符，完成入库档案的鉴定、统计等工作。
4、做好档案利用工作。
5、遵守保密规定，维护档案安全。做好档案库房“八防”工作。
六、各立卷部门兼职档案人员职责
1.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
2.坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
3.归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。
4.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5.主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。
6.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
太原工业学院档案保密制度
1.档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》，切实保证档案的保密安全管理。
2.凡查密级的档案，应按划密规定掌握使用，严格控制保密范围。
3.档案人员对档案内容不准随意谈论或摘录外传，不准以通信或任何方式泄漏档案机密，凡有泄密者，追究有关人员责任。
4.档案工作人员不得任意将案卷带出档案库房。
5.密级档案材料一般只供在阅览室查阅，若需复印，严格履行审批、登记手续，必须在馆内复印；若需借出，严格执行借阅规定，认真履行出借手续。
6.工作中形成的带有字迹的废纸，不得随意乱丢，应集中存放、销毁。尚未整理装订的档案材料，不得随便堆放，必须放于柜内，妥善保管。
7.到期应销毁的案卷、资料，按规定手续报经院领导批准，由二人以上监销处理。
太原工业学院档案库房管理制度
为了维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，最大限度的延长其使用寿命，特制定库房保管制度。
1.档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、柜具和切实可行的档案“八防”(防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防蛀、防鼠咬)措施。库房内温度要控制在14—24℃之间，相对湿度应控制在45—60%之间。
2.库房内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其他物品。
3.库房内应使用白炽灯作为人工照明光源，不宜使用荧光灯，以减少紫外线对档案的损害。
4.提高警惕，加强保密观念，出入库房要注意关门落锁，下班前要将门窗、照明全部关闭。
5.保持库房整洁、柜架排列整齐，标识清晰醒目，及时补充杀虫灭菌药物。
6.对馆藏档案要定期进行检查、核对，调出后归还的档案要及时准确放回原处，做到账、物相符。对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。
7.除档案馆工作人员外，其他人员一律不得进入库房。
太原工业学院档案馆消防管理制度
1.坚持“谁主管，谁负责”的原则，各库房要认真落实防火安全责任制，组织全体工作人员学习消防法规和防火基本知识。
2.要经常检查库房隐患，制定出必要的应急措施，要有防火、防盗、防鼠等设施。
3.室内严禁吸烟，严禁带入易燃易爆物品。
4.工作人员离开档案室时，认真检查库房，注意关窗锁门、关水、断电，节假日更需特别注意。
5.工作人员要熟悉消防器材性能及使用办法，做好保养工作。
6.如发生火灾事故，应立即采取紧急灭火措施，并及时报警。
火警电话：119或3566100、3566082
太原工业学院档案查借阅制度
档案是党和国家的宝贵财富，档案的利用工作是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的，为使档案提供利用有章可循，确保档案安全，特制定档案查借阅制度。
1.本院工作人员因工作需要查阅利用档案，须经档案馆同意，办理登记手续，凡涉及核心机密档案，经有关领导批准方可查阅。
2.外单位人员查阅档案，必须持本单位介绍信，经档案馆同意后方可查阅。
3.档案原则不外借，查阅者一般应在查档室内查阅。如确需借出者，须经档案馆人员同意并办理有关借阅手续后方可借出。
4.在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不准随意翻阅其它部分的内容，阅后要当面交点清楚。
5.查阅档案者，不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记。如需复制，由档案工作人员负责复制，密件不准复制。
6.查阅者必须爱护档案，并负有对档案的安全和保密的责任，不得失密、泄密。
7.凡查阅者，应填写《档案利用效果登记表》，以搞好档案利用统计工作和管理工作。
9.根据国家档案局、国家物价局关于利用档案收费的有关规定：利用本单位或个人形成、移交、捐赠、寄存的档案和上级机关为工作查考利用档案，档案馆无偿提供服务，除此以外利用档案者，收取一定的档案保护费、证明费、咨询费、复制费。
太原工业学院档案统计制度
档案统计工作是档案业务工作中的一个重要环节，同时也是保证档案工作质量，提高档案业务工作水平的一项有效方法，为了及时了解档案工作的全过程，掌握各类档案的数据状况，便于更好地开展档案工作，特制定档案统计制度。
1.对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况，及时准确地进行统计。
2.按照上级档案部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。
3.档案馆应建立档案收进、移出登记薄，查(借)阅档案资料登记薄，利用效果登记薄，档案工作基本情况统计表等。
4.对于各种登记、统计表册，要以高度负责的态度，认真进行填写。做到统计数字准确，上报及时。
5.要定期进行档案统计分析，通过定量分析，反映工作发展的速度和状况，以便总结经验教训，不断提高档案工作水平。
6.档案统计工作要严格执行《中华人民共和国统计法》，要按《统计法》的要求严肃认真的做好统计工作。
附录一
中华人民共和国档案法
(1987年9月5日第六届全国人民代表大会
常务委员会第二十二次会议通过)
根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改{中华人民共和国档案法)的决定》修正。
第一章 总 则
第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,制定本法。
第二条 本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。
第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
第二章 档案机构及其职责
第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导。
县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案I作实行监督和指导。
第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。
第九条 档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，具备专业知识。
在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。
第三章 档案的管理
第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。
第十二条 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。
档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。
第十三条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，以便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。
第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。
第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。
前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。
向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。
第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。
国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。
档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。
第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。
第四章 档案的利用和公布
第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。
档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。
中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。
第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。
利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。
第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权；并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。
第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。
集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。
第五章 法律责任
第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的；
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的；
(六)违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；
(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
(八)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。
企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。
第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第六章 附 则
第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。
第二十七条 本法自1988年1月1日起施行。
附录二
中华人民共和国教育部令
第27号
根据档案法和有关规定， 教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。
教育部部长 周 济
国家档案局局长 杨东权
二OO八年八月二十日
附录三
高等学校档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据（中华人民共和国档案法)及其实施办法，定本办法。
第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章 档案机构及其职责
第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
(一)建校历史在50年以上；
(二)全日制在校生规模在1万人以上；
(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条 高校档案机构的管理职责是：
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(六)开展档案的开放和利用工作；
(七)开展学校档案工作人员的业务培训；
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条 高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至两名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至两名。
馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：
(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
(三)年富力强，身体健康。
第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定子以补助。
第三章 档案管理
第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业
生登记表等。
(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的<高等学校教学文件材料归档范围)((87)教办字016号)的相关规定执行。
(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的(科学技术研究档案管理暂行规定)(国档发[1987]6号)执行。
(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的<基本建设项目档案资料管理暂行规定)(国档发11988]4号)执行。
(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的(会计档案管理办法)(财会字[1998]32号)执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档
案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)执行。
第十八条 高校档案材料归档时间为：
(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档；
(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；
(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十九条 高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条 高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条 高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条 高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十四条 高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为已有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条 高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条 高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第二十七条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
(一)涉及国家秘密的；
(二)涉及专利或者技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条 高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18—1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条 寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十五条 高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章 条件保障
第三十六条 高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十七条 高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103—2008)的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条 高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第三十九条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；
(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为已有的；
(六)其他违反档案法律法规的行为
第七章 附则
第四十一条 本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校
第四十二条 高等学校可以根据本办法制订实施细则。
高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。
第四十三条 本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的(普通高等学校档案管理办法)(国家教育委员会令第6号)同时废止。
