分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

DQ11

1

本院党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头

永久

会、总支书记会、常委中心组会议记录、纪要、

决议及会议讨论的文件

2

以党委名义召开的工作会议材料

永久

3

党委办公会议记录

永久

4

党委工作计划、报告、总结

永久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报

永久

6

院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形

长期

成的文件材料

7

党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召

长期

开会议发言稿

8

党委工作简报

长期

9

党委大事记

永久

10

党群系统使用印章和销毁印章的文件

永久

11

党群系统重要统计材料

永久

12

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、

长期

报告

13

党委各部、委、各总支报党委的请示及批复

长期

14

党委保密、秘书工作的有关文件

长期

15

重要的群众来信来访及处理材料

长期

16

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

长期

17

党委干部任免报告、批复、通知

永久

18

其他

19

上级党组织有关党的建设的文件材料

长期

SX11-2

1

上级领导来院照片及说明

永久

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

DQ12

1

本院纪检、监察工作的规章制度

长期

2

本院纪检、监察工作计划、总结、报告、批复

永久

3

纪检、监察工作会议记录及召开的主要会议记

长期

录、纪要

4

年度信访、案件查处统计报表

长期

5

违纪案件的调查材料、批复、处理报告

长期

6

群众来信来访及处理意见

短期

7

其他

8

上级有关纪检、监察工作的文件

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

DQ13

1

组织部会议记录及召开的重要会议记录

长期

2

本院组织工作计划、总结、报告、决定

永久

3

本院干部任免的请示、报告与批复

永久

4

本院各总支干部改选的请示、报告与批复

长期

5

本院党员名册

长期

6

发展新党员、预备党员转正名册

长期

7

表彰先进党支部、优秀党员文件材料、照片

永久（省级）

长期（校极）

SX11-4

（附文字说明）

8

出国人员保留党籍的报告、请示、批复

长期

9

本院离退休干部审批表

长期

10

其他

11

上级关于组织工作指示、决定、通知、简报

长期

12

党代会材料

a)

大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总

永久

SX11-6

结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、

大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；

侯选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选

举结果和上级批复等

b)

提案及办理情况：会议简报、会议情况、反映

长期

记录、小组会议记录等

c)

参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、

短期

列席证及选票式样

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

DQ14

1

本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

2

宣传部会议记录及召开重要的会议记录、纪要

长期

3

教职工政治思想动态及调查材料

长期

4

理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

SX11-3

5

反映本院重大活动照片（附文字说明）

永久

SX12/SX13

6

反映本院重大活动的录音带、录像带（附文字说明）

永久

SX11-2

7

上级领导来院照片（附文字说明）

永久

SX11-3

8

中外专家来院照片（附文字说明）

永久

SX11-4

9

本院模范人物、专家学者照片（附文字说明）

永久

SX12/SX13

10

重要人物来访时录音、录像及文字材料

长期

CB12

11

《太原工业学院》周报编辑工作计划、报告、总结、请示与批复、合订本

长期

12

其他

短期

13

上级关于宣传工作的文件

长期

14

本院统战工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

15

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

16

本院各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

17

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长期

18

组织各界人士活动的材料、照片

短期

19

上级关于统战工作计划的文件

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

DQ15

1

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、

永久

请示与批复

2

工会工作规章制度

长期

3

教职工代表大会的有关文件（通知、名单、工

长期

作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况

介绍、选举结果及上级批复等文件

4

表彰工会先进集体个人的材料、名单

长期

5

本院会员名册、基层工会干部名册、工会组织

长期

机构情况表

6

工会工作各类统计报表

长期

7

本院教职工发放各种荣誉材料人员名单及照片

长期

8

其他

9

上级有关工会工作的文件

长期

CK12

1

工会经费决算报表

永久

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

DQ16

1

本院团代会、学代会的文件（通知、名单、工

长期

作报告、决议、总结、领导讲话、候选人情况

介绍、选举结果及上级批复）

2

团委工作计划、报告、批复、总结及各项制度

长期

3

表彰和奖励先进团干部、优秀团员的材料

长期

4

团员处分和撤消处分决定的材料

长期

5

团委牵头组织进行的重大活动的有关材料、照

长期

SX11-3

片（附文字说明）

6

学生会的有关材料

长或短

7

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

短期

8

其他

9

上级关于团的工作文件

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ11

1

全院性的规章制度

永久

2

学院年度、学期工作计划、报告、总结

永久

3

院长办公会、记录、纪要

永久

4

全院性的工作会议、座谈会文件

长期

5

院领导在全院性的大会上的重要讲话稿和参加

永久

院外会议发言稿

6

本院教育事业规划、计划及上级批复

永久

7

本院向上级的请示及批复

永或长

8

本院各单位的请示及学院的批复（分类立卷）

长期

9

学年报表及综合统计报表

永久

10

有关全院性工作的调查材料和经验总结

永久

11

本院启用、销毁印章、印模的文件材料

永久

12

本院历史沿革、情况介绍

永久

13

本院大事记、简报、信息、动态、年鉴等

永久

14

有关院级机构设立、撤消、人员组成名单

永久

15

院史工作材料

永久

16

院长召开的各种专业性会议、座谈会、汇报会

长期

记录、决定

17

上级领导来院视察工作或外事接待过程中领导

长期

照片、磁带

的讲稿、记录（录音磁带、照片、附文字说明）

入SX类

18

上级召开的会议材料

a）

本院领导、会议的发言稿

长期

b)

会议报告、总结、决议等文件

长期

c)

会议简报、参考材料

短期

19

本院与上级有关领导、著名人士的来函、电等

长期

20

本院体制改革各项重要的规定、报告

永久

21

校友会工作计划、总结、校友名册及重要活动

长期

22

本院与国外学校等单位签定的合同、协议书

永久

23

本院与国内学校等单位签定的合同、协议书

永久

24

校庆活动材料

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

a)

重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题

永久

词和著名人士活动情况及有关文件、总结学术

报告会材料及照片（附上文字说明）

SX11-3

b)

各种邀请书、贺电、贺信、重要领导题词

永或长

c)

各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料

长期

25

选举人民代表工作的计划、总结、结果

永久

26

上级机关对学院整体评估检查的通知规定、本

永或长

院自评报告及上级的评估结论

27

其他

短期

28

上级有关高校行政管理的综合性文件

长期

29

上级关于外事工作的文件材料

长期

30

学院外事工作规章制度、计划、总结

长期

31

外事工作统计报表等

永久

32

外事工作会议材料

长期

33

出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文

永久

34

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

35

外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件

长期

材料

36

外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的

永久

讲稿、教材等材料

37

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、

永久

备忘录

38

本院完成的国际合作项目、成果等材料

永久

39

本院参加和举办的国际学术会议的计划、总结、

永久

申请报告、批复

40

本院与国外单位合作科研的报告、协议书

永久

41

双方互赠的礼品、纪念品

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ12

1

本院人事工作的规章制度

长期

2

人事工作计划、总结、会议记录

永久

3

关于机构编制规划、计划报告及上级批复

永久

4

本院机构设置、人员任免的请示、批复

永久

5

本院人事管理改革的有关规定

长期

6

表彰与奖励先进集体、个人的材料

长期

7

教职工处分、处理材料

长期

8

本院人事统计报表

永久

9

本院教职工名册

永久

10

教职工评定、聘任专业技术职称的批复及材料

长期

11

本院调入教职工材料

长期

12

本院调出教职工材料

长期

13

留校及分配来院工作的研究生、本科生、专科

长期

生的报告、报到证、合同书及有关材料

14

分配来院的复员、转业军人名单及报到证等

长期

15

教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有

长期

关材料

16

有关工资奖励的规定、办法和名单

长期

17

教职工工资调整材料、名册

长期

18

享受特殊津贴人员名单及有关材料

长期

19

本院教职工致残、死亡、抚恤工作材料

长期

20

教职工福利工作的文件材料

短期

21

上级与本院关于教职工退休工作的文件、报告、

长期

请示与批复

22

教职工离退休有关荣誉证书授予工作的材料

长期

23

教职工退休审批表

长期

24

其他

短期

25

上级有关人事工作的文件

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ13

1

本院审计工作方面的规章制度

长期

2

审计工作计划、总结、请示及上级批复

长期

3

审计工作统计工作年报及重要报表

长期

4

有关财务物价税收大检查的材料

长期

5

财务决算审计报告

永久

6

上级部门对我院审计的情况及有关材料

长期

7

审计处对院属各单位的审计报告

长期

8

其他

短期

9

上级有关审计工作的文件

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ14

1

本院公安保卫工作方面的规章制度

长期

2

本院公安保卫工作计划、总结、报告、批复、

永久

统计报表

3

本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材

长期

料及上级的批复、判决书

4

本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上

长期

级批复

5

治安、消防、政保、户政等业务工作情况检查

长期

6

上级部门给予保卫部或个人立功、表彰的材料

长期

7

武装部工作计划、总结、会议记录、各项规章

长期

制度

8

武装部工作统计年报及重要报表

长期

9

复员转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）

长期

10

拥军优属活动的有关材料

短期

11

枪械、弹药、库房的管理办法

长期

12

其他

短期

13

上级有关公安保卫工作的文件

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ15

1

图书工作规章制度

长期

2

图书工作计划、报告、总结、请示与批复

长期

3

本院调拨图书、论文的请示、批复、函件

长期

4

图书馆书刊订购、馆藏、流通等统计报表

永久

5

其他

短期

6

上级有关图书工作的文件

长期

1

档案工作规章制度

长期

2

档案工作计划、总结、报告、请示与批复

长期

3

档案工作统计表

永久

4

档案编研材料

长期

5

分管档案领导及兼职档案员名单

长期

6

档案管理考评定级工作的办法、自评报告、评

永或长

估结论

7

其他

短期

8

上级有关档案工作的文件

短期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ16

1

后勤工作计划、总结、请示及批复

长期

2

后勤工作规章制度及会议记录

长期

3

关于学院地界、产权的凭证材料

永久

4

上级有关房地产工作的文件

长期

5

院房地产工作计划、总结、请示及上级批复

长期

6

院房地产各种会议记录

长期

7

院房地产各类统计表

长期

8

房产科制定的各项办法、规定、条例等

长期

9

房产科与院内外单位个人签订的购房、集资合

永久

同、协议、发放产权证存根

10

各次分房正式定稿及最后落实结果

长期

11

另行分房的本人报告、职能部门与领导批示及

长期

最后落实情况（包括领导特批）

12

学院各类房产的土地证

永久

13

房屋管理、调整分配使用、转移等规定、总结

长期

14

房屋分配办法、方案、名单等材料

长期

15

每次分房房源清单

短期

16

一般房屋产权、租赁协议、改建房屋宿舍教育

长期

管理及各项费用的规定、通知

17

校园绿化工作的有关文件材料

长期

18

后勤工作各类统计报表

永或长

19

其他

短期

20

上级有关后勤工作的文件

长期

21

院医院管理的各种制度、规定、办法、机构设置

长期

22

院医院的工作计划、总结、每年体检的总结

长期

23

院医院与各单位签订的协议、合同

长期

24

独生子女审批表

永久

25

上级下发的有关公费医疗、医药管理等方面的

长期

文件

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ17

1

离退休处工作计划、总结、各类统计表

长期

2

离退休处的各类请示、报告、批复

长期

3

离退休处组织的各类活动的材料（照片）

短期

4

其他

短期

5

上级关于离退休干部工作方面的文件

长期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

XZ11

1

本单位计划、规划、总结

长期

SX11-3

SX12

2

重要人物来访、讲学的照片、录音、录像带（

长期

附文字说明）

SX11-1

3

毕业生集体照

永久

JX11

4

上级关于公共课的有关文件

长期

5

工作计划、总结、报告

长期

6

工作规章、制度

长期

7

体育课教学大纲及执行情况

长期

8

院各届运动会材料及获奖队员名单

长期

9

参加院外各项重大比赛的获奖队员名单及成绩

长期

册（附奖状照片）

10

体育科研计划、总结及科研成果材料

长期

11

公共教学、科研活动中形成的重要材料

长期

12

其他

短期

分类号

序号

归 档 范 围

保管期限

备 注

JX11

一、综合

1

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面

永久

的指示规定及办法

2

本院关于教学管理工作的规章制度

永久

3

本院关于教学工作的计划、总结

永久

4

统计报表

长期

5

关于教学检查、评估的文件材料及报告

长期

6

我院关于教学检查评估的自评材料及评估结论

永久

7

关于联合办学、办班的协议书

长期

8

教学奖励评定办法

长期

9

教学奖励金获奖名单及申报材料

长期

10

本院“教育研究、教学改革优秀奖”评奖办法

长期

及获奖名单

11